6 conseils pour que le logiciel de gestion de projet de vos rêves devienne réalité

6 conseils pour que le logiciel de gestion de projet de vos rêves devienne réalité

Chacun dans ses activités quotidiennes s’est souvent fait la réflexion suivante : « Ah si j’avais un outil, ça serait beaucoup plus facile et j’irais beaucoup plus vite ». Et c’est vrai !
S’il vous faut une journée pour faire votre présentation de comité de projet, un outil le fera en un clic.

Comment être sûr qu’un outil est bien celui de vos rêves ? La réponse : le POC !

Le POC (de l’anglais : proof of concept, « preuve de concept ») consiste à mettre le produit qui vous intéresse en situation, plus exactement dans votre situation, dans le but de s’assurer qu’il répond à toutes vos attentes.
On peut comparer un logiciel de gestion de projet à un véhicule. On peut chercher une voiture de course, un 4×4, une citadine, un camion pour transporter des marchandises, … Il existe des véhicules pour tout type d’usage, les logiciels de gestion de projet suivent la même règle.
Il faut donc bien connaitre son besoin (cf. mon précédant article), avoir fixé un budget, établir une liste de progiciels candidats et… les tester.

Voici les points clés pour savoir si la « chaussure est à son pied » :

1)      Un logiciel pour qui (vous seul, une équipe, une entreprise, vos clients) ?
Généralement, les personnes qui vont utiliser le progiciel au quotidien (les chefs de projet, PMO, …) sont bien identifiées.
Je me rappelle d’un déploiement d’un progiciel de gestion de projet pour une MOE et une MOA. Les formations aux équipes étaient faites, le produit donnait satisfaction jusqu’au jour où… la Direction Générale a demandé pourquoi elle n’avait plus les reportings bimensuels ?!
Les secrétaires de direction qui diffusaient les tableaux de bord avaient été oubliées des formations…
Veillez donc à bien lister les profils qui vont utiliser le progiciel, même si c’est de manière ponctuelle.

2)      La durée de prise en main de l’interface utilisateur… jusqu’aux fondamentaux de gestion de projet
Le temps de prise en main est variable, d’une heure pour certains à parfois une semaine de formation chez l’éditeur.
Une formation longue n’est pas rédhibitoire ! Il faut bien mettre dans la balance les gains que l’outil vous apportera par la suite.
Par exemple, si votre besoin est de gérer une liste de tâches, des outils comme Basecamp ne requièrent pas de formation particulière car ils sont simples et intuitifs.
Si vous avez besoin de calculer des chemins critiques, avoir des plannings de référence, distinguer des avancements physique ou en charge, … vous pourrez vous auto former avec un livre sur MS Project si vous maitrisez bien les notions sous-jacentes (Gantt, Pert, …).
Dans certains cas (en particulier les PMO qui établissent des reporting de portefeuilles de projets auprès des directions), vous aurez besoin d’une formation aux concepts de la gestion de projet. Il ne s’agit plus de formation « technique » à un outil mais de maitrise des processus projet (gestion des tâches mais aussi des budgets, des risques, des exigences, …). Une formation type Prince2 ou PMI est recommandée.

3)      L’impact sur vos habitudes de travail et votre organisation
L’intégration d’un nouveau logiciel peut parfois être source de chamboulement.
La mise en œuvre de certains produits requière des changements dans les habitudes de travail, depuis le fait de se connecter jusqu’à une activité spécifique comme le déroulement des réunions.
Auparavant, tout le monde allait en réunion dans la même salle, avec les slides Power Point imprimés sur papier. Maintenant, on vient avec son PC portable, il y a la visioconférence et parfois les comptes-rendus sont inutiles car tout est saisi à la volée en réunion !
L’humain est ainsi fait : il a une part de « résistance au changement ». Pour éviter les blocages dans les changements d’organisation de travail, communiquez à l’avance sur les changements qui vont arriver en donnant leurs intérêts.

4)      Ne pas être « prisonnier » du progiciel
Ce point va paraitre un peu technique mais il reste essentiel : la récupération et la réintégration des données.
Imaginez : vos données sont dans votre nouveau progiciel, vous travaillez efficacement avec, c’est parfait.
Mais vous devez faire un voyage pour voir un client et… vous n’aurez pas d’accès internet, donc pas d’accès à votre outil de travail.
Vérifiez donc que vous pouvez travailler en mode « déconnecté » et/ou que vous pouvez extraire vos données pour travailler sous Excel par exemple, puis les réintégrer une fois les modifications terminées.

5)      Améliorer son efficacité… sans perdre celle qu’on avait avant
Quand on souhaite mettre en place un nouveau progiciel de gestion de projet, il est naturel de focaliser sur les apports qu’il va amener.
Attention néanmoins à ne pas provoquer de régression sur votre fonctionnement antérieur.
Par exemple, vous venez de mettre en place un outil de reporting. Le catalogue d’indicateurs est très complet, les tableaux de bord sont pertinents et donnent une vision parfaite de l’avancement des projets.
Le problème est que les chefs de projets doivent maintenant faire une double saisie et perdent une demi-journée par semaine !
Assurez-vous donc que les apports obtenus grâce à votre nouveau progiciel ne perturberont pas une activité en place.

6)      L’entreprise évolue, le progiciel doit suivre
Toute entreprise évolue dans le temps et adapte son organisation en fonction de son marché et clients.
Il faut donc que votre progiciel vous suive dans cette évolution !
Vérifiez que l’outil est suffisamment paramétrable pour prendre en compte de nouveaux rôles, adapter des workflows, prendre en compte des indicateurs spécifiques, …

Enfin, pour être sûr que votre POC portera ses fruits, il y a une méthode infaillible : le jeu de rôles :

  • Définissez un scénario qui regroupe tous les cas de figure de vos activités (de l’ouverture d’un projet, son pilotage et sa clôture)
  • Monter un groupe de travail avec tous les profils entrant dans ces activités
  • Élaborer un jeu de données représentatif de vos cas d’utilisation
  • Mettez-vous en situation sur le logiciel à tester

Vous devez arriver à faire toutes les activités et au final, évaluer si le progiciel sera bien un nouvel atout pour vous !

Demandez à l’éditeur de vous accompagner dans cette démarche, vous pourrez lui poser vos questions en direct au sujet de votre problématique.

La mise en œuvre d’un logiciel permet de gagner en temps et en efficacité dans votre gestion de projet. Mais ce n’est pas le seul levier à votre disposition. La simple mise en œuvre de modèles méthodologiques comme Prince2, ITIL, … peut aussi faire des miracles.

Rendez-vous au prochain article!

Joris Thomassin

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2 Commentaires

  1. Pierre 20 janvier 2014 à 16 h 28 min - Reply

    Très bon article dont j’ai noté l’ensemble des points clés !
    Merci

  2. ANDRIEU 12 février 2014 à 15 h 43 min - Reply

    Bonjour,

    Merci pour cet article. Nous rencontrons en particulier auprès de nos clients l’importance d’une interface utilisateur adaptée au profil et la nécessite d’accompagner les utilisateurs vis à vis de l’impact sur les habitudes de travail.

    En effet dans les projets importants d’ingénierie sur lesquels nous intervenons les rôles intervenants dans le cycle projet sont très variés.
    Qql infos supplémentaires sous forme d’infographie : http://www.lascom.fr/fr/avis-dexpert-efficacite-du-cycle-projet/avis-dexpert-efficacite-du-cycle-projet2.html

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