Affectez vos ressources grâce à la matrice de compétences

Affectez vos ressources grâce à la matrice de compétences

« Il n’est de richesses que d’hommes » disait Jean Bodin… Ressources humaines de la matrice des compétences

En management de projet, c’est d’autant plus vrai que ce sont les femmes et/ou les hommes de votre équipe qui vont contribuer avec vous au succès de votre projet.

Connaissez-vous la matrice de compétences? Pas encore? Alors sachez qu’utilisée à bon escient, elle est un outil redoutable pour bien gérer les ressources humaines de votre projet dans sa phase d’analyse et de planification.

Qu’est ce qu’une matrice de compétences ?

La matrice de compétences permet d’avoir sous forme de tableau une vision d’ensemble sur le niveau de compétences fonctionnelles ou techniques d’un ensemble de ressources humaines. Elle est parfois mise en place et gérée par le manager d’un service qui s’en sert pour gérer les personnes de son équipe et savoir quel profil recruter en cas d’absence prolongée ou de départ d’une personne de son équipe. Ce tableau permet aussi de déterminer des binômes de travail qui ont un profil proche pour que l’un puisse remplacer l’autre en cas de congés de l’un ou de l’autre.

Concrètement, il s’agit d’un tableau qui liste en ligne des compétences et en colonne des noms de ressources et qui au croisement donne un numéro correspondant au degré de maîtrise de cette compétence par cette ressource.

Ce tableau permet de gérer aussi plus facilement le nécessaire remplacement d’une ressource car on saura en un coup d’oeil quel profil rechercher.

Si on voit un chiffre faible de maîtrise pour toutes les ressources pour une tâche donnée, il sera alors plus facile d’envisager le besoin de formation.

L’application de la matrice de compétences à la gestion de projet nécessite d’établir préalablement la correspondance entre les tâches du projet et les compétences requises. Ensuite, en fonction de la matrice de compétences, on pourra alors faire correspondre les bonnes ressources aux bonnes tâches.

Il est alors aussi facile d’identifier des compétences manquantes au sein de l’équipe projet et donc des besoins en formation ou bien en nouvelle(s) ressource(s).

Un exemple concret de matrice de compétences

Voici un exemple de matrice de compétence au format excel.

Le premier onglet présente la matrice des compétences d’une équipe projet. On voit en colonne l’identité et l’intitulé du poste de chaque ressource et en ligne une liste de compétences. Au croisement des ressources et des compétences se trouve le niveau de maitrise : 0  correspond à  “Pas de connaissance”, 1   à “Connaissance théorique” (niveau scolaire), 2    à “Première expérience”,  3    à “Bonne expérience” et 4    à “niveau expert”.

Le second onglet présente en ligne la liste des tâches et sous-tâches du projet et en colonne les compétences requises pour réaliser chacune de ces tâches. Il s’agit ici d’identifier les compétences requises pour chacune de ces tâches.

Une fois que les deux premiers tableaux sont complets, on peut travailler sur le troisième tableau que vous trouverez sur le troisième onglet avec la correspondance entre les tâches et les ressources du projet. Ici, vous allez obtenir une bonne adéquation entre les tâches du projet et les ressources compétentes.

Cependant, certains chefs de projets ajoutent aussi un tableau de motivation  qui liste en ligne les tâches du projet et en colonne les ressources et au croisement des deux une note correspondant au niveau de motivation d’une ressource pour une tâche. Cela permet de choisir une ressource quand il est possible à compétences égales d’affecter deux ressources à une tâche. Ainsi si Julia fait des tests fonctionnels depuis 15 ans et que sa motivation a beaucoup baissé pour cette tâche, on peut confier cette tâche à Laurine la stagiaire hyper motivée pour apprendre le métier de maîtrise d’ouvrage et laisser Julia aider Laurine et superviser son travail car Julia reste garante de la qualité des tests fonctionnels.

A quel moment la matrice de compétences est utile?

Dans le cadre de votre processus de planification projet, une fois que vous avez listé toutes les tâches principales et les sous-tâches liées aux tâches principales de votre projet, vous devez aller dans un niveau de détail suffisant pour ne pas passer à côté d’une tâche qui finalement risquerait d’être oubliée et aurait eu de l’importance pour le projet. Puis une fois que vous avez su évaluer la durée de chacune de ces tâches et sous-tâches et que vous avez su voir lesquelles étaient dépendantes des autres et lesquelles pouvaient se faire en parallèle en même temps, il est temps ensuite d’affecter des personnes à chacune de ces tâches. C’est sur ce dernier point que nous allons nous attarder aujourd’hui.

Pour réussir une correcte affectation des ressources du projet aux activités ou tâches découpant le projet, vous pouvez utiliser la matrice de compétences.

Votre matrice de compétences step by step (pas à pas)

Hypothèse 1 : Vous savez déjà avec qui vous allez travailler. Vous savez quelles sont les personnes au sein de l’entreprise qui vous ont été désignées comme ressources pour votre projet, vous allez commencer votre analyse avec ces personnes.

1ere etape : discutez avec chaque membre de votre équipe projet de ses connaissances, compétences et centres d’intérêt en rapport avec les tâches de votre projet, voyez sur quel(s) projet(s) éventuel(s) ces personnes ont déjà travaillé et sur quelles tâches de ce(s) rojet(s)

2eme étape : Demandez à chaque personne si elle est intéressée par les tâches pour lesquelles elles ont la compétence requise, testez ainsi la motivation, prenez bien la température de votre équipe, et si vous ressentez des blocages pour certaines tâches, essayez de comprendre pourquoi et voyez ce que vous pouvez améliorer pour mieux faire passer la pilule, comment vous pouvez mieux répartir les tâches fastidieuses entre plusieurs personnes pour que cela passe mieux par exemple. Par exemple, un stagiaire pourra venir en renfort pour des tâches fastidieuses.

3ème étape : Identifiez des tâches pour lesquelles vous n’auriez pas encore les personnes compétentes. Identifiez si pour ces tâches, il vous faudra envoyer un(e) ou plusieurs membres de votre équipe en formation ou s’il vous faudra carrément faire appel à une ressources externe ou embaucher une nouvelle ressource

4ème étape : Si vous n’êtes pas vous même manager d’équipe mais seulement chef de projet ou que vous êtes manager d’équipe mais que vous avez besoin d’avoir recours à des ressources qui travaillent dans d’autres services et qui sont donc supervisées par d’autres managers, essayez de discuter avec ces managers des compétences des membres de leur(s) équipe(s) qui vous ont été affectées comme ressources sur votre projet, voir si ces managers peuvent organiser le travail de leurs équipes pour que leurs ressources puissent avoir le temps nécessaire pour votre projet sans faire des semaines trop lourdes en horaires de travail …

Hypothèse 2 : Vous ne savez pas encore avec qui vous allez travailler. La Direction vous a demandé de planifier le projet, et de lui donner une visibilité suffisante sur le nombre de ressources dont vous avez besoin pour ce projet et d’établir la nature des compétences nécessaires à la réalisation de ce projet puis de vous renseigner ensuite dans la société auprès des managers d’équipe pour trouver les personnes avec les compétences requises.

1ere etape : Vous établissez pour  chaque tâche la liste des compétences requises sous forme matricielle.

2ème étape : Vous demandez aux chefs d’équipe de vous fournir les éventuelles matrices de compétences de leurs équipes ou bien vous les établissez vous-même à partir des informations que ces managers vous fournissent. Essayez de discuter avec eux pour bien établir ces matrices de compétences.

3ème étape :  Croisez les tâches et les ressources possibles pour accomplir ces tâches. Si votre projet nécessite des compétences spécifiques, par exemple la maîtrise d’un nouveau langage informatique, la maîtrise d’aspects juridiques complexes, etc sachez  bien les identifier pour justifier vos besoins en ressources auprès de la Direction. Ces besoins pourront alors se traduire en fonction de la nature du projet en besoins en nouvelles ressources humaines ou bien en formations de ressources présentes. Si le projet est jugé stratégique pour votre Direction, il sera aussi plus facile d’obtenir de la disponibilité de la part des ressources présentes dans l’entreprise.

Et vous que pensez-vous de la matrice de compétences? Pensez-vous qu’elle peut être un bon outil d’affectation des ressources aux tâches du projet?

Claire Cornic

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12 Commentaires

  1. Charlemagne 24 mars 2012 à 18 h 57 min - Reply

    exactement si seulement on sait l’adapter à notre situation

  2. Claire 27 mars 2012 à 14 h 18 min - Reply

    Oui, exactement, on apprend des méthodes, c’est à dire qu’on apprend à utiliser un ensemble d’outils qu’on sort de la boîte à outils du gestionnaire de projets et bien sûr ensuite il faut réfléchir comment les adapter à un environnement projet spécifique, le ou lesquels utiliser en fonction de nos problématiques spécifiques.

  3. tuan 14 mai 2012 à 11 h 46 min - Reply

    Je n’arrive pas à ouvrir l’excel.

  4. Claire 14 mai 2012 à 12 h 19 min - Reply

    Bonjour Tuan,
    L’extension de ce fichier excel est .xlsx
    Il vous faut au moins la version 2007 d’excel pour pouvoir l’ouvrir.
    Sinon sauvegardez-le et cherchez dans Google « comment convertir xlsx en xls »
    Claire

  5. Frédéric 5 avril 2013 à 10 h 05 min - Reply

    Bonjour,
    Cet outil à l’air super intéressant. Malheureusement, je ne peux pas télécharger le fichier xlsx au format excel. J’obtiens un document xml que je n’arrive pas à importer correctemetn dans excel.
    Où puis-je trouver le fichier excel?

    Merci pour votre travail

  6. Claire 7 mai 2013 à 8 h 57 min - Reply
  7. Francis L.... 28 octobre 2016 à 17 h 00 min - Reply

    Actuellement en train d’actualiser certaines compétences avec l’EC de Lille, je me pose une question:
    Je comprends cette idée de matrice de compétences mais complète t-elle la matrice RACI qui affecte un , ou plusieurs, rôle(s) aux acteurs du projet?
    Est-ce un outil supplémentaire dans le montage du projet qui contient déjà le WBS, L’OBS et cette matrice RACI?

    Je vous remercie pour vos éclaircissement,

    cordialement

    Francis L…

    • Francis L.... 28 octobre 2016 à 17 h 05 min - Reply

      Oups…

      Je viens d’ouvrir le document excel dont vous donnez le lien. En fait c’est un type de document que je découvre et qui liste les compétences utiles au projet. De plus, il fait figurer les personnes susceptibles de convenir avec leur niveau de maîtrise de la compétences recherchée par la réalisation du projet.

      Ai-je bien compris?

      Merci pour votre éclairage.

      • Claire 31 octobre 2016 à 9 h 40 min - Reply

        Oui, vous avez très bien compris.

    • Claire 31 octobre 2016 à 10 h 08 min - Reply

      Je pense qu’on peut utiliser la matrice des compétences pour établir la matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Cette matrice va un peu plus loin que la matrice tâche/ressource car elle permet de voir pour une tâche qui sont les opérationnels, qui est le/la décideur, qui peut être sollicité comme conseil, et qui doit être simplement informé (comme les utilisateurs, les chefs d’autres projets liés à votre projet).

      • Francis L... 1 novembre 2016 à 9 h 36 min - Reply

        Cette idée est à creuser: intéressante. Trouver comment, à partir d’une table des compétences, avec le niveau souhaité, on peut y ajouter les ressources non opérationnelles auxquelles donner les rôles I, A et C. La matrice obtenue serait riches d’informations et renseignerait toutes les parties prenantes des rôles attribués. Chacun y puiserait l’information qui l’intéresse: compétences nécessaires et à quel niveau de maîtrise, si des formations sont requises pour certains, parce que non experts, et qui sera informé du traitement d’un point délicat du métier.

        à cogiter!

  8. dudzinski 8 novembre 2016 à 16 h 32 min - Reply

    Merci beaucoup pour ce référentiel clair et pragmatique

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