Apprendre l’art de la planification de projet

Apprendre l’art de la planification de projet

Le rôle du plan

Pour élaborer un plan réussi, la première étape consiste à comprendre le rôle du plan dans le contexte plus large du projet. De nombreux chefs de projets confondent plan et projet. Leur approche consiste à élaborer un plan, qui, si exécuté dans les temps et sans dépasser le budget, assurera automatiquement le succès du projet. Cette approche plus que simpliste ouvre la voie à de nombreuses possibilités d’échec. Même s’il est vrai que le plan doit représenter le cœur du projet, les chefs de projets ne doivent pas oublier que le « cœur » a aussi besoin d’insuffler la vie à d’autres organes et parties du corps vitaux pour que le projet fonctionne. La réussite d’un plan dépend donc tout autant des ressources, des parties prenantes, de la charte et de la documentation ainsi que de tous les autres facteurs du projet qui doivent travailler en harmonie pour assurer le succès d’un projet.

Le plan doit ainsi être considéré comme le premier document dans l’exécution, la gestion et le contrôle de toutes les activités basées sur une adéquation entre les besoins des parties prenantes, les ressources disponibles et la vision globale du projet. Un plan réussi se construit sur tous les éléments qui constituent le projet et non l’inverse. Les bonnes pratiques en matière de planification de projet imposent un examen et des ajustements permanents du plan pour refléter la véritable direction du projet dans sa globalité.

Pièges fréquents et conseils en matière de planification de projets

Réaliser un document bien ficelé qui couvre toutes les activités, étapes, tâches et détails peut demander de gros efforts et, très souvent, le planificateur sera confronté à des obstacles ne lui permettant pas d’envisager une élaboration harmonieuse de son plan. Pour atténuer les difficultés relatives à la planification de projets, les chefs de projets peuvent intégrer certaines stratégies de base pour optimiser leurs efforts. Voici certains pièges souvent rencontrés et des solutions pour faciliter une élaboration rapide et réussie des plans de projets:

1) N’ayez pas les yeux plus gros que le ventre – Les plans n’ont pas besoin d’être élaborés dans les moindres détails avant d’être mis en œuvre. Dans la réalité, le plan de projet est un document vivant qui sera ajusté en fonction des hauts et des bas du projet qu’il sert. Utilisez la règle de Pareto 80/20 pour lancer le processus et laissez votre équipe et vos parties prenantes guider le document en fonction des besoins.

2) Pas besoin de commencer de zéro – Réinventer la roue ne vous aidera pas forcément à élaborer un meilleur plan. Nous gaspillons d’ailleurs souvent trop de temps à élaborer un plan qui sera ensuite considérablement modifié pendant le processus. Utiliser des modèles de projets existants et des bonnes pratiques est un excellent moyen de limiter l’effort de départ en matière de planification de projet.

3) Évitez la paralysie de l’analyse – Un plan trop détaillé débouche très souvent sur une exécution inefficace d’activités granulaires et peut poser des problèmes lorsqu’il s’agit de suivre les progrès. Il s’agit de trouver un juste équilibre au niveau des détails du plan pour permettre aux membres de l’équipe d’acquérir une meilleure compréhension dans leur exécution tout en livrant les données nécessaires au projet et permettant aux parties prenantes de prendre des décisions. 

4) N’élaborez pas le plan seul – Une des étapes les plus critiques dans l’élaboration réussie d’un plan consiste à s’assurer de l’adhésion et de l’engagement des parties prenantes dans le processus d’élaboration du plan. Le plan doit être la feuille de route de l’ensemble du projet et toutes les parties sont responsables de son succès. C’est d’ailleurs la seule raison pour laquelle on a besoin de l’implication des parties prenantes pour aider à guider et à approuver le plan du projet, quelques soient ses résultats finaux.

Même s’il est impossible d’éviter tous les écueils lors du processus d’élaboration du plan, le rôle du chef de projet est d’élaborer un plan reflétant la meilleure version possible de la réalité du projet en évolution. Ceci dit, les planificateurs doivent reconnaître qu’ils ne peuvent pas travailler seuls et qu’ils doivent impliquer autant de parties pertinentes que possible pour construire un plan ayant le maximum de chances de réussir.

Exemple de plan de projet type :

Voici également un exemple de plan de projet afin de vous aider à définir les étapes de base et de construire votre projet sur des fondations solides. Cet exemple est inspiré du PMBOK (Project Management Body of Knowledge), et est considéré comme un standard dans la gestion de projet:

1. Initialisation

  • Établissement du budget
  • Définition des critères

2. Planification

  • Planification de l’étendue
  • Définition des ressources
  • Estimation des risques

3. Exécution

  • Livraison
  • Exécution et gestion
  • Distribution des information nécessaires

4. Maîtrise et suivi

  • Création de rapports
  • Contrôle des risques, délais, coûts étendue

5. Clôture

  • Documentation
  • Clôture

La planification de projet à l’aide de diagrammes de Gantt

Le diagramme de Gantt est un instrument qui doit accompagner toute solution de gestion de projets. Le logiciel de gestion de projet Genius Project propose son propre outil pour réaliser des diagrammes de Gantt en ligne, Genius Planner, comprenant un lien étroit d’intégration avec Microsoft Project. Grâce à Genius Planner, les utilisateurs, quel que soit leur poste, disposent d’une large gamme d’outils leur permettant d’accéder aux plans de projets, de les suivre, de les partager et de les mettre à jour.

Diagramme de Gantt Genius Planner

Intégration Microsoft Project

Neil Stolovitsky

Copyright photos : Genius Inside

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