Comment bien utiliser les abaques de chiffrage pour l’évaluation de vos projets?

Comment bien utiliser les abaques de chiffrage pour l’évaluation de vos projets?

Voici un article invité de Jean-Marc Collin qui a travaillé pendant 16 ans en SSII pour réaliser des projets pour de grands comptes. Il est ensuite passé « côté client » pour piloter une équipe de développement informatique dans le milieu du web. Ses expériences du projet, l’ont amené à proposer des outils en mode SaaS pour tous ceux qui travaillent en mode projet à travers la Startup Clouderial: gestion de projet, établissement de devis et de factures, dont un module d’évaluation par abaques intégré à l’application devis et facture.

Il nous propose au travers de cet article une méthode de chiffrage pour vos projets.

Comment bien utiliser les abaques de chiffrage pour l’évaluation de vos projets

« La mauvaise estimation initiale d’un projet est une des causes majeures de son échec. Outre le stress provoqué par le sentiment de retard permanent que subit l’équipe, la mauvaise estimation initiale provoque inévitablement des tensions et contribue à une qualité médiocre des livrables du projet ».

Découvrez dans cet article comment estimer correctement vos projets en utilisant des abaques de chiffrages.

Qu’est-ce-qu’un bon chiffrage ?

Les 5 qualités d’un bon chiffrage sont :

  1. La complétude : rien ne doit être oublié. C’est évident mais c’est certainement la première cause de sous-évaluation d’un projet,
  2. L’honnêteté : lorsque l’on chiffre, on se doit d’être honnête et de faire abstraction des influences externes ou conjoncturelles qui vont influencer consciemment ou non le total :  « le budget maximum du client », « l’état de l’équipe », « la marge réclamée par le boss ». Ces facteurs seront évidemment pris en compte mais ultérieurement, lors de la constitution du devis – c’est d’ailleurs toute la différence entre le chiffrage et le devis,
  3. Le caractère explicite : il est crucial de savoir et d’écrire ce qui est inclus et aussi ce qui ne l’est pas. Si vous avez fait des hypothèses, elles doivent être écrites, visibles et partagées par le destinataire du devis. C’est important pour le client mais aussi pour vous lorsque vous aurez à revenir sur votre devis,
  4. La continuité : 2 chiffrages du même projet avec les mêmes hypothèses devraient être très proches. Mettez-vous à la place du client qui va recevoir votre devis, si pour le même travail, vous ne chiffrez pas le même montant, la crédibilité de votre chiffrage va en prendre un coup et vous vous mettez en difficultés lors de la négociation. Pensez aux avenants futurs : ils doivent être cohérents avec le chiffrage initial.
  5. L’expérience : votre chiffrage doit « transpirer l’expérience ». L’expérience intervient à plusieurs niveaux dans la méthode.

Ces 5 qualités sont difficiles à obtenir et demandent beaucoup de maîtrise. Parmi toutes les méthodes possibles, la méthode dites « des abaques » est celle, qui par expérience, permet les meilleurs résultats.

La méthode des abaques

Elle fonctionne en 5 étapes :

  1. Etape 1 : Constitution du référentiel : vous vous constituez un référentiel de chiffrage. Décomposez votre travail en tâches productives unitaires, décrivez-les en une phrase et évaluez chacune de façon moyenne. On n’utilise ici que les tâches productives qui sont par nature faciles à évaluer. On oublie volontairement toutes les tâches qui sont proportionnelles au temps (par exemple : les réunions, les points d’équipe, …) ou proportionnelles aux tâches de production (la phase d’étude, les tests par exemple). Vous pouvez utiliser autant de décomposition que nécessaire pour votre activité. Vous obtenez donc un premier tableau avec une ligne par type d’activité unitaire et un chiffre pour chaque activité.
  2. Etape 2 : Evaluation des charges proportionnelles : sur un projet moyen, vous listez et évaluez toutes les activités non productives donc non listées dans le référentiel. L’évaluation se fait en pourcentage. Si vous avez en moyenne un chef de projet pour 5 personnes, votre charge de pilotage sera de 20% ou de 10% si votre CDP produit aussi. Vous adaptez cette liste à votre métier. Certaines tâches productives peuvent devenir proportionnelles si vous estimez que c’est pertinent. Par exemple : la production de document sur un projet peut être mise en charge proportionnelle si cela a un sens pour votre métier. On obtient donc un deuxième tableau dont chaque ligne est une charge proportionnelle et un chiffre en pourcentage.
  3. Etape 3 : Etablissement du chiffrage brut. Le chiffrage brut est facile à constituer :
    • on détermine la charge à produire en utilisant le référentiel construit en étape 1 et en indiquant pour chaque ligne la quantité à faire sur le projet (évidemment il faut savoir ce qu’il faut faire …),
    • on reporte le total de la production obtenu dans le deuxième tableau. En appliquant les pourcentages et en sommant le total obtenu, on obtient le chiffrage global du projet.
  4. Etape 4 : Affinage du chiffrage. Les projets se suivent, se ressemblent mais sont pourtant tous différents. Pour obtenir le chiffrage final, on se garde la possibilité de moduler le résultat obtenu dans chacune des lignes des 2 tableaux. Par exemple, si l’effort documentaire sur ce projet est nul, on force la valeur de la charge proportionnelle de documentation à 0. A l’inverse, si on estime que la phase de test sera hors normes, on augmente manuellement la ligne « tests ». Il est bien évidemment fortement conseillé de confronter le résultat aux projets passés et d’adapter les 2 tableaux en fonction de cette comparaison – surtout pour les premiers chiffrages faits avec cette méthode,
  5. Etape 5 : remise à jour des abaques. En fin de projet – ce devrait être un des points du bilan de projet – il est fondamental de constater les écarts entre ce qui a été prévu initialement et ce qui a été réellement effectué. Cela permet de mettre à jour le référentiel (« finalement, le développement d’une page simple prend 1,5 jour et non pas 2 jours »), de mettre à jour les pourcentages des charges proportionnelles et de décider comment on répartit les charges productives ou proportionnelles.

Note : on ne parle pas ici de la constitution du devis – qui sera envoyé au client – mais bien du chiffrage qui est un des constituants du devis. Pour obtenir le devis final, on ajoutera tous les facteurs externes et conjoncturels : remise commerciale (pour rentrer dans le budget du client), fournitures, provisions pour risque exceptionnel, … et on ajustera le niveau de détail à présenter au client.

Exemple volontairement ultra-simplifié

On possède une entreprise de peinture et on doit établir un devis pour repeindre une salle à manger.

Découpage tâches productives et proportionnelles

Les tâches productives sont dans ce cas :

  1. la préparation des supports (mûrs, plafond, sol, …),
  2. l’application de la sous-couche
  3. l’acte de peinture en lui-même.

Comme par expérience vous savez que la préparation des supports est très dépendante du support vous allez décider de scinder cette activité productive par support. La variable est ici le nombre de mètres carrés à peindre (ce pourrait être le nombre de pages web à réaliser dans le cas de l’établissement d’un devis pour la création d’un site web).

Vous obtenez donc votre référentiel suivant :

Le tableau des charges proportionnelles pourraient être :

 

Chiffrage brut

Le chiffrage brut d’un projet pourrait alors ressembler à ça :

Comme pour ce projet, le plafond est particulièrement dégradé et que le client est particulièrement éloigné, nous allons appliquer un surcoût sur ces deux items pour obtenir le chiffrage final. On obtient alors (seules les cases grisées sont à saisir) :

Dans la vraie vie, il serait indispensable de faire le même travail pour les fournitures : pinceaux, peinture, … La même méthode s’applique sans changement.

Préparation à la négociation

Cette méthode prépare à la négociation puisque vous avez listé les hypothèses du chiffrage. Si le client dit « c’est trop cher », vous pouvez jouer sur vos hypothèses pour faire baisser le total : « Vu son état, la préparation du plafond c’est 40% du total. Remettez le en état et … » ou alors « Je vous propose de faire moins de points réguliers, … ». Vous baissez votre chiffrage sans baisser votre rentabilité puisque vous allez adapter le travail à effectuer tout en préparant le client.

 

En quoi cette méthode répond aux 5 exigences de qualité d’un chiffrage ?

La complétude : la complétude vient du fait que les charges proportionnelles sont automatiquement appliquées. Vous l’affinez de projet en projet cette liste. Il est alors difficile d’oublier quelque-chose. Dans notre exemple, le temps de séchage sur place est un item qu’on pourrait facilement oublier. Le fait de l’avoir ajouter dans l’abaque permet de ne plus jamais l’oublier. Dans le cas où on a oublié une charge productive, le caractère explicite du chiffrage permettra de rattraper le coup auprès du client,

L’honnêteté : le chiffrage a été établi en faisant abstraction de toutes les contraintes (contrairement au devis final). Ce chiffrage est comparable de clients en clients – imaginez que le client compare avec une prestation équivalente faite chez son voisin…. Les chiffres placés dans les colonnes valeurs sont objectifs, justifiables et fruit de votre expérience (cf. L’expérience ci-dessous).

Le caractère explicite : le périmètre de la prestation ainsi que toutes les hypothèses de chiffrage sont explicites (les 50 m2 de mûrs, la distance du chantier, les surcoûts occasionnés par la forte dégradation du plafond, le nombre d’heures prévues pour faire des points, …). Il sera très dur pour le client de faire qu’il croyait que la chambre attenante à la salle à manger était comprise dans le chiffrage et que « on s’est mal compris, vous le prenez quand même ? ». Un conseil : lister explicitement ce qui n’est pas compris dans ce chiffrage si vous pensez qu’il peut y avoir confusion. Exemple : « Non inclus : la préparation et la peinture du coin cheminé de la salle à manger ». Le coin cheminé étant dans la salle à manger, il est possible de croire qu’il était prévu dans le chiffrage.

La continuité : lorsque le client vous demandera en plus de faire la chambre (ou le coin cheminé susnommé), vous n’aurez qu’à ajuster les m2 : chaque m2 sera compté au même prix. Le chiffrage est continu et comparable d’un projet à l’autre. Automatiquement une certaine confiance va s’instaurer avec votre client car il pourra quasiment faire son devis lui-même et vérifier que vous êtes bien conforme à son estimation.

L’expérience : les colonnes « valeurs » sont le fruit de votre expérience. Vous les ajustez de projet en projet en fonction des retours de vos équipes effectué en fin de projet. Ces valeurs sont donc objectives, démontrables et justifiables. Le découpage entre tâches productives et proportionnelles est aussi ajusté de projet en projet en fonction de votre expérience. Par exemple : « finalement, il vaut mieux distinguer l’acte de peinture par type de supports ».

Quels outils utiliser ?

L’outillage pour appliquer cette méthode va dépendre de la complexité de vos projets. Une simple feuille Excel (comme vu ci-dessus) peut faire l’affaire si vous êtes seul à travailler dessus et avez des projets simples. Dès que les projets se compliquent un outillage plus professionnel s’impose. Certaines applications en ligne d’établissement de devis sont équipées d’un module de chiffrage par abaques, mais cela reste rare.

Conclusion

Au-delà de l’exemple volontairement ultra-simplifié pour la démonstration, la méthode présentée permet d’obtenir des chiffrages objectifs qui rassurent le client car complet, explicite et honnête et vous permette de démarrer vos projets dans de bonnes conditions.

Cette méthode vous prépare aussi à l’inévitable phase de négociation qui va suivre en ayant listé toutes les hypothèses qui peuvent devenir des variables d’ajustement.

Jean-Marc Collin

 Copyright photo : © Phototom – Fotolia.com

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