Comment gérer un projet événementiel ? Quelques bases de travail…

Comment gérer un projet événementiel ? Quelques bases de travail…

Définition : le projet événementiel a pour particularité qu’il doit respecter à tout prix une date d’échéance, une date butoir. Ce projet ne peut pas avoir du retard.
Il fonctionne donc sur le mode du rétro-planning.

J’ai eu l’opportunité de suivre pendant quelques mois un projet événementiel, Jour du Christ 2018, qui s’est concrétisé le samedi 9 juin 2018 au stade olympique de Colombes, à un quart d’heure de Paris. L’idée de ce projet est un rassemblement de plusieurs milliers de personnes de cultures chrétiennes différentes. Ces cultures chrétiennes se sont exprimées au travers de témoignages mais aussi de musiques sacrés diverses : gospels protestants, chœur des chrétiens d’Orient, chants de louanges par un chanteur catholique, etc …

Lors des réunions de démarrage d’un projet événementiel, il faut se poser les bonnes questions :

A qui s’adresse-t-on ? A qui cet événement est-il destiné ?

Posez-vous les bonnes questions, à qui s’adresse votre événement ? Ne vous trompez pas de cible !

Où aura lieu l’événement ?
Trouver un lieu adapté aux objectifs de l’événement : salle de concert, gymnase, stade, théâtre, etc

Quand aura lieu l’événement ?

La date choisie est définitive car elle implique de nombreux protagonistes et une réservation de lieu.
Dès qu’on a la date de l’événement, un retro-planning peut alors être lancé.

La journée événementielle en elle-même nécessite aussi un planning avec le déroulé de la journée et un ordonnancement des intervenants. 

Combien cela va coûter : BUDGÉTEZ votre projet

Avant d’établir le tarif des places à l’entrée, il faut établir une liste des coûts du projet (humains, matériels, assurances …)
Pour les tarifs à l’entrée, il faut réfléchir à la possibilité d’avoir plusieurs tarifs : par exemple la gratuité pour les enfants, un tarif réduit pour les étudiants et les demandeurs d’emploi, ceux qui ont accès aux minima sociaux comme le RSA et un plein tarif pour les autres.

COMMENT SUIVRE LE PROJET ?

Établir un comité de pilotage du projet avec un/une chef de projet. Le comité doit se réunir régulièrement et fixer des objectifs à chaque réunion. Un compte-rendu doit être rédigé et envoyé aux autres membres du Comité de Pilotage.

PRESTATAIRES

Bien établir la liste des prestataires nécessaires de votre projet.

Pour Jour du Christ Colombes, les domaines de prestations établis sont : vidéo, sonorisation, sécurité, alimentation sur place (sandwichs, salades, boissons), librairie, imprimeurs,
structure d’animation pour les enfants …

LA COMMUNICATION

A qui s’adresse votre événement ? Selon les cibles, les modes et les vecteurs de communication diffèrent.
Voici des exemples de vecteurs de communication : emailings, réseaux sociaux, applications qui permettent l’affichage de publicités, tracts, radios, magazines, télévision, plate-forme de crowdfunding, campagnes d’affichages dans le métro si le budget le permet, webzines, …

Important : Mettre en place un site internet pour présenter votre événement, prévoir des visuels pour votre communication

L’ORGANISATION

Etablir un organigramme des responsables pour le projet et pour le jour de l’événement
Responsable financier, Responsable logistique, Responsable communication et site internet, Responsable coordination des bénévoles, Responsable billetterie et accueil des participants, etc…

ETABLIR un programmele-flyer-jour-du-Christ-2018-recto

Selon la nature de votre événement, séminaire, concert, etc … établissez un programme listant et ordonnançant les intervenants, les concerts, etc…
Ordonnancer le passage de ces intervenants en fonction de leurs contraintes
Piste intéressante à creuser : Faire venir au moins un ou une intervenante connue pour attirer le public

Pour Jour du Christ Colombes 2018, l’intervenante phare est la championne de tennis Mary Pierce.

QUEL(S) RESULTAT(S) ?

Vous souhaitez vous lancer dans la gestion de projet événementielle ?

Avant de gérer un projet événementiel, venez assister à différents événements pour vous poser les bonnes questions, pour vous rendre compte des contraintes organisationnelles.

Claire Cornic

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