Comment impliquer les parties prenantes de votre projet?

Comment impliquer les parties prenantes de votre projet?

commanditaire et parties prenantes

Les acteurs de votre projet sont de différentes natures:

– les contributeurs sont d’une part les ressources humaines de votre projet, c’est à dire les membres de votre équipe projet car ils interviennent sur l’exécution de tâches de votre projet et d’autre part les personnes qui donnent des autorisations ou délivrent des ressources.

– les observateurs du projet : ils sont curieux, seront peut-être un jour concernés par le résultat de votre projet mais n’agissent pas directement sur le projet.

– les parties prenantes sont des personnes concernées ou intéressées par le projet et qui soutiennent votre projet. Elles peuvent avoir un rôle décisif dans la réussite de votre projet. Nous allons voir alors comment les impliquer pour mettre toutes les chances de votre côté…

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Commencez par identifier les parties prenantes

– Si on vous transmet une liste de diffusion pour votre projet, vérifiez le contenu de celle-ci, il est possible qu’elle ne soit plus tout à fait à jour. Il est possible que certaines personnes fassent toujours partie de la liste car on n’ose plus les enlever de peur de les froisser. Ces dernières ne sont pas pour autant des parties prenantes si elles ne portent aucun intérêt à votre projet. Conservez tout de même à minima cette liste “diplomatique” de projet et vérifiez surtout s’il ne manque pas des personnes clé dans cette liste de diffusion.

– Par ailleurs, établissez votre propre liste évolutive de parties prenantes pour votre projet. Commencez par y mettre tous les noms qui vous passent par la tête, toutes ces personnes qui auront selon vous un rôle à jouer sans être contributeur direct. Pour être sûr(e) de n’oublier personne, procurez-vous les organigrammes de l’organisation pour laquelle vous travaillez et passez-les tous en revue au peigne fin. Pensez aux membres de la Direction, puis regardez du côté des demandeurs, ceux qui ont eu l’idée de votre projet et ceux qui en sont les commanditaires. Pensez aussi aux utilisateurs finaux du résultat de votre projet (produit, service, nouvelle application informatique, …). Pensez enfin aux services transverses (service juridique, ressources humaines, département de l’équipement, …)

Impliquez les parties prenantes

Lors de la phase d’analyse du projet, avant même la phase d’exécution du projet, il est sage et recommandé d’impliquer les parties prenantes du projet. C’est aussi ce que nous conseille Alain Deslorieux lors de son interview au sujet des projets sur lesquels il a travaillé. Le but est de lever le plus tôt possible les éventuelles résistances au changement.

C’est pourquoi il est important d’impliquer les commanditaires, les contributeurs et les parties prenantes du projet à toutes les phases du projet.

Quelques conseils pour les impliquer, à adapter au regard de votre situation environnementale projet spécifique :

– Echangez avec les commanditaires au démarrage du projet pour re-valider leurs attentes puis faites-leur valider votre plan de projet. En particulier, accompagnez-les dans la formulation précise de leurs attentes spécifiques, faites-leur reformuler au besoin et surtout écrivez ces attentes s’ils ne le font pas eux-mêmes et faites-leur valider cet écrit.

– Pendant la phase d’action du projet, présentez les commanditaires aux membres actifs de votre équipe projet pour instaurer un climat de confiance entre la capacité de réalisation de votre équipe et les commanditaires.

– Invitez les parties prenantes importantes aux réunions de lancement de projet, évidemment pour les utilisateurs finaux, vous ne pourrez pas tous les inviter mais sélectionnez-en quelques-uns, un par service si plusieurs services sont concernés.

– Communiquez efficacement en ajoutant les bonnes personnes dans la liste de diffusion des points de suivi du projet

Et vous, comment impliquez-vous les parties prenantes de votre projet? Partagez votre expérience.

Claire Cornic

Copyright photo: © UBE – Fotolia.com

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