Comment inciter tous les participants à s’exprimer en réunion projet?

Comment inciter tous les participants à s’exprimer en réunion projet?

En réunion projet, il y a ceux qui s’expriment naturellement car très à l’aise en prise de parole en public et les autres qui se taisent, par timidité ou peur du jugement d’autrui, alors qu’ils ont aussi de très bonnes idées.

Comment alors vous, chef du projet et/ou animateur de réunion pouvez inciter tout le monde à s’exprimer pour que votre réunion gagne en efficacité, pour que les meilleures idées puissent émerger? Comment faire sortir les idées qui vont vraiment faire avancer votre projet?

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Méthode de communication circulaire en phase de lancement de projet

L’objectif de ma méthode est de faire en sorte que tous les membres de votre équipe projet donnent leurs idées pour atteindre les objectifs du projet.

La technique décrite ci-après s’adapte particulièrement en phase de lancement de projet.

Le chef de projet s’appelle Nicolas et sa petite équipe projet est multiculturelle et surtout riche de diverses personnalités : Lofti, Jessie, Rico, Moustapha et Ulrich.  Rico est toujours tenté de monopoliser la parole car il aime s’exprimer devant les autres. Ulrich est très timide et ne prend pas l’initiative de s’exprimer. Comment allez-vous vous y prendre si vous êtes à la place de Nicolas pour permettre à tous les membres, même les timides, de s’exprimer en réunion?

La réponse : passez par le support de l’écrit avant la parole.

En tant qu’animateur de réunion, faites comme Nicolas, suivez ces différentes étapes méthodologiques.

Etape 1 – Distribuez des post-its® de différentes couleurs aux participants de la réunion.

Etape 2 – Ecrivez une première question au tableau et proposez aux membres de la réunion de répondre chacun sur les post-its® de couleur jaune par exemple.

Etape 3 – Faites un tour de table et demandez à chacun de lire et d’expliquer les idées qu’il a écrit sur ses Post-its®. Ne laissez pas les autres membres de l’équipe interrompre Ulrich, le plus timide. Faites passer Ulrich en premier pour lui éviter l’angoisse de “cela va être bientôt mon tour, je vais devoir parler devant tout le monde”

Etape 4 – Proposez à votre équipe d’écrire pendant le 1er tour de table leur(s) éventuelle(s) idée(s) complémentaire(s) par rapport à ce qu’ils entendent au cours du 1er tour de table, afin de ne pas interrompre ceux qui s’expriment.

Etape 5 – Faites un second tour de table pour savoir si le premier tour de table n’a pas donné de nouvelles idées aux membres de l’équipe projet.

Etape 6 – Passez à la question suivante et proposez-leur de répondre sur les post-its de couleur verte. A chaque question sa couleur. Refaites alors les étapes 3, 4 et 5.

Etape 7 - Faites une synthèse des réponses et reformulez les idées exprimées pour être sûr que vous avez bien compris ce que chacun a voulu exprimer.

Exemples de questions, à adapter bien sûr aux objectifs de votre projet à vous : Comment trouver de nouveaux clients ?  Comment fidéliser les clients existants? Comment sensibiliser les salariés à l’utilisation efficace de cette nouvelle application? Comment convaincre les salariés à la nécessité de se faire vacciner à telle maladie? Comment trouver les fonds nécessaires à cette  nouvelle construction?

Comment faire en sorte que tous les membres de votre équipe projet s’impliquent pour résoudre les problèmes que rencontrent les autres membres de l’équipe?

C’est un peu comme la méthode précédente sauf que cette fois, chaque participant doit soumettre à tous les autres une problématique qu’il rencontre au cours du projet et demander les idées des autres participants pour l’aider à résoudre sa problématique.

Cette technique s’adapte plus à la phase d’exécution du projet mais elle est très proche de la première.

Contexte : Un des membres de la réunion soumet aux autres une problématique qu’il rencontre au cours du projet, une question épineuse.

Etape 1 : brainstorming écrit.

Chaque participant de la réunion écrit sur deux post-its de couleur rose par exemple ses idées de résolution de ce problème

Etape 2 : 1er Tour de table

Chaque participant lit ses idées de résolution du problème. L’animateur peut lui même donner ses idées.

Etape 3 : 2nd tour de table

Il est possible que les idées des uns donnent des idées aux autres, c’est pourquoi il est possible pour les participants d’écrire une idée complémentaire au cours du 1er tour de table. Lors du second tour de table, plus rapide cette fois, on énumère les nouvelles idées qui sont sorties.

Etape 4 : Reformulation et échanges

Ensuite, celui qui a soumis sa problématique doit reformuler les idées qui lui ont été soumises et discuter de la pertinence des idées de résolution.

Cas concret : Prenons l’exemple d’une réunion entre différents entrepreneurs qui viennent de démarrer leurs entreprises. Le premier participant soumet aux autres sa problématique, par exemple, comment démarcher mes premiers clients, comment communiquer à moindre coût, avez-vous des contacts de juristes, comment faire connaître mon site Internet, etc … et les autres participants écrivent trois idées sur un post-it puis donnent chacun leur tour leur avis. Le premier participant reformule et discute des propositions qui lui sont faites. Puis, c’est au tour du porteur de projet suivant qui soumet sa problématique et suscite un brainstorming de la part des autres participants.

Si vous n’avez pas encore testé cette technique en réunion projet, je vous la recommande fortement, vous verrez qu’elle fera émerger de nouvelles idées et vous allez peut-être découvrir que des participants qui ne s’expriment pas souvent ont aussi des idées intéressantes.

Claire Cornic

Copyright photo : © FotolEdhar – Fotolia.com

2 Commentaires

  1. Magalie 20 juillet 2012 à 16 h 06 min - Reply

    Merci Claire de m’avoir fait découvrir ton blog, passionnant comme sujet.

    En réunion d’équipe, je pratique souvent le traditionnel « tour de table », ayant un naturel facilitateur, je pose les questions aux personnes qui interviennent moins souvent de façon plus ciblée que le « Et toi qu’en penses-tu? », en rebondissant notamment sur des évènements de la semaine antérieure.

    J’ai aussi beaucoup pratiqué la « réunion debout », 20 min chrono en main, le 5 dernières minutes étaient consacrées au « tour de moquette ». Ce qui a fait que ça marchait, c’est que chaque problème remonté était noté, et je faisais un bilan d’avancée des problèmes à la réunion suivante. Résultat une équipe impliquée, les problèmes qui remontaient vite, des collaborateurs confiants de pouvoir s’exprimer …

    Vive la communication !

    Magalie

  2. Georges 27 novembre 2013 à 23 h 37 min - Reply

    Nous avons expérimenté les post-its, c’est efficace!

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