Comment les outils collaboratifs peuvent aider à la gestion de projet ?

Comment les outils collaboratifs peuvent aider à la gestion de projet ?

Précieux allié de la réalisation de projet, les outils collaboratifs ont conquis salariés et dirigeants depuis plusieurs années et le mouvement semble s’étendre ! D’après l’enquête de l’Observatoire de l’Intranet, on estimerait à 61% les entreprises utilisant ce type de solutions en 2015.

Quelles sont les motivations qui poussent cette nouvelle tendance, comment l’expliquer ? Quels sont les outils qui contribuent au quotidien à une bonne gestion de projet ? Entre flexibilité, productivité et économies, voilà autant d’éléments qui méritent que nous nous arrêtions le temps d’un article.

 

A la clef : + d’économie et de temps

L’augmentation de la productivité des salariés permet, pour une entreprise, de dégager des économies et ainsi bénéficier d’un meilleur rendement. L’adoption de solutions de communication unifiée est également un point sur lequel une entreprise peut réaliser des économies. En effet,  il permet de centraliser différentes tâches grâce à un seul support. Saviez-vous par exemple que rechercher un document serait 10 fois plus coûteux que de le produire ?

Des applications comme Skype Entreprise permettent également de créer des économies en matière de transport. Certaines fonctionnalités comme la visioconférence et la vidéoconférence permettent de limiter les déplacements des employés tout en jouissant d’un même apport de connaissance. Cette application vous permet de réaliser des réunions avec des fournisseurs ou salariés exerçant à l’étranger, lors de déplacement commerciaux mais également si vous faites du télétravail.

 

Vers toujours plus d’innovation

Selon l’enquête réalisée par GETIC, 10.61% des entreprises qui ont adopté une solution collaborative estiment qu’elles ont gagné en innovation.

Les outils collaboratifs sont également source de créativité. C’est grâce à la confrontation des opinions et son aspect ludique qu’ils renvoient, que les salariés voient leur créativité se développer.  De plus, l’immédiateté et le format des échanges prêtent à l’abondance des idées.

C’est également grâce à des plateformes spécialisées dans les travaux de groupe que cette créativité peut être stimulée. La start-up  bordelaise, Azendoo, ou encore Trello en sont le parfait exemple. Application de gestion de travaux de groupe, elle vous permet de déployer un environnement de travail spécifique à chaque groupe travail : import de listes de tâches, calendrier, commentaires de tâches… C’est grâce à une interface très intuitive et ses nombreuses fonctionnalités que l’application connait un grand succès. De plus, elle est disponible aussi bien sur l’ordinateur que sur le mobile, pour plus de mobilité.

 

L’autonomie et la mutualisation des connaissances

L’autonomie est au cœur des problématiques en entreprise. Car, pour gagner en productivité, il faut que les salariés sachent où trouver les informations et comment les utiliser. C’est pourquoi il est primordial que tous les documents importants de l’entreprise soient sur une plateforme de partage des données. En effet, 68% des grandes entreprises estiment avoir gagné du temps grâce à l’automatisation des tâches.

Le stockage de données est la fonction principale de SharePoint, une application de Microsoft ou encore Jive, un des leaders sur ce segment. Elle permet de capitaliser et rassembler les données à un seul et même endroit afin que tous les salariés puissent y avoir accès. La création de ce genre de base de données facilite la notion de mobilité. Grâce à cela, les entreprises peuvent mettre en place du télétravail : les employés auront plus de flexibilité. 60.20% des dirigeants ont décidé de mettre en place des solutions pour favoriser le télétravail pour une partie ou la totalité de leur entreprise. Ce gain en matière de flexibilité et en autonomie permet aux salariés de mieux pouvoir gérer leurs projets en cours grâce à un accès à toutes les ressources nécessaires.

Dans un univers économique complexe, où la réactivité et l’anticipation sont des atouts majeurs, l’utilisation des outils collaboratifs s’avère être une opportunité pour les entreprises souhaitant se développer. C’est en optimisant leur productivité, leur autonomie, ainsi que leur créativité qu’elles pourront aborder leur marché plus sereinement et ainsi se garantir un avenir plus enthousiaste.

Emilie Houdou

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