Comment l’expérience utilisateur impacte l’utilisation de votre logiciel de gestion de projet ?

Comment l’expérience utilisateur impacte l’utilisation de votre logiciel de gestion de projet ?

Qu’est-ce que l’expérience utilisateur ?

L’expérience utilisateur, aussi connue sous l’acronyme UX (User eXperience en anglais) met l’utilisateur au centre des réflexions. Souvent utilisée en web, elle a pour objectif d’améliorer l’ergonomie d’une plateforme afin de faciliter son utilisation par l’utilisateur.

Selon Stéphanie de la société québécoise Logient, «En s’intéressant aux réactions et aux comportements humains, le design d’expérience utilisateur offre une série de stratégies et de bonnes pratiques permettant d’accroître la satisfaction des usagers lors de leur utilisation d’un système ».

L’importance de l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet

Pour les entreprises proposant des services dont la réalisation nécessite de nombreuses interactions, étalées dans le temps, avec de nombreuses personnes différentes, il est conseillé de travailler avec un logiciel de gestion de projet. Le logiciel de gestion de projet permet en effet de faire en sorte que tous les échanges, documents, tâches et événements concernant le projet soient regroupés au même endroit. Ainsi, le logiciel de gestion de projet sera d’une importance capitale pour la bonne réalisation du projet et pour faire gagner un maximum de temps à tous les intervenants. Il existe une multitude de logiciels de gestion de projet ayant chacun une expérience utilisateur qui leur est propre. De l’ergonomie dépendra la bonne utilisation du logiciel et par là, une partie de la réussite du projet.

J’ai donc choisi d’étudier 4 logiciels de gestion connus afin d’étudier l’impact de ces logiciels sur l’expérience utilisateur et de déterminer l’importance de l’interface du produit dans la bonne utilisation de celui-ci.

Basecamp

Basecamp est un logiciel de gestion de projet très intuitif. Les fonctionnalités présentées par ce logiciel sont volontairement simplifiées au maximum. Il est possible de créer un nombre illimité de projets (pour la version premium de Basecamp) qui seront présentés dans un tableau de bord sous forme de vignettes.

basecamp-vignettes

Chaque projet se divise en 5 catégories principales qui sont :

  • Discussion : cette partie fonctionne de la même façon qu’un courriel classique à cela près que toutes les personnes faisant partie du projet seront informées de tous les échanges.
  • To Do : Vous avez la possibilité d’assigner des tâches aux membres du projet qu’ils soient clients ou membres de l’équipe en interne. Chaque fois qu’une personne a terminé la tâche qui lui a été attribuée, vous serez notifié.
  • Files : tous les fichiers partagés sont regroupés en un seul endroit afin de retrouver facilement l’ensemble des documents utilisés dans le cadre d’un projet.
  • Text document : il est aussi possible de créer des documents textes qui se présentent comme des blocs notes numériques et qui sont généralement utilisés comme tel.
  • Events : Basecamp permet aussi l’utilisation d’un calendrier.

catégories-bascamp

On apprécie également la fonctionnalité permettant de présenter ou non certains éléments à son client. Ainsi, il est tout à fait possible de créer une discussion,  une to-do ou autre fonctionnalité uniquement à l’interne. Très pratique lorsque certains échanges ne devraient pas être rendus visibles au client. Pour chacune des fonctionnalités que Bascamp propose, vous avez la possibilité de choisir si vous voulez envoyer un courriel pour notifier l’équipe du changement apporté au projet. Vous pouvez même choisir quelles personnes notifier.

Après avoir utilisé la plateforme à de nombreuses reprises, on regrettera certaines fonctionnalités de base comme par exemple plus de possibilités dans la mise en forme des courriels, la possibilité de trier les pièces jointes ou la possibilité de citer des utilisateurs dans une conversation comme on en a l’habitude avec les réseaux sociaux. Un tchat serait également utile pour éviter le trop plein de courriels.

Notez que ce retour concerne le logiciel Basecamp 2. Basecamp a notamment lancé il y a quelque mois Basecamp 3 qui présente des fonctionnalités plus avancées.

Ce logiciel de gestion de contenu très épuré favorise l’utilisation du logiciel par sa simplicité. L’expérience utilisateur est donc vraiment favorisée notamment pour les novices qui retrouveront très facilement leurs tâches, leurs documents, et les échanges entre les individus depuis le début du projet.

Open workbench

A l’inverse de Basecamp, Open WorkBench est un logiciel de gestion de projet plus lourd à utiliser. Il est reconnu comme étant une alternative au logiciel de gestion de projet Microsoft Project qui est lui-même long à prendre en main.

Le visuel est très vieillot et loin d’être intuitif. Voici un exemple :

OWB

Comme la plupart des logiciels de Microsoft, les utilisateurs de cette solution retrouveront les commandes de base du type Fichier-Nouveau ou Enregistrer etc.

Ce logiciel de gestion de projets permet de :

  • Assigner des tâches : les tâches correspondent aux différentes tâches à accomplir pour mener à bien le projet. Il est possible d’y ajouter une date de début, une date de fin, des ressources et surtout, il est possible de hiérarchiser les tâches en Projet, Phase, Activité et Jalons. Ainsi, un projet sera composé de plusieurs phases qui seront-elles mêmes composées de plusieurs activités qui seront-elles mêmes composées de jalons.
  • Créer des ressources : les ressources doivent être considérées comme les « matières premières » nécessaires à la réalisation d’un projet que ce soit du temps de travail ou des produits. Par ailleurs, on notera qu’il est également possible de valoriser des ressources lorsqu’il s’agit de produits. Une fois les ressources créées, il sera possible d’y assigner des tâches ou de les regrouper dans différentes catégories.
  • Créer des dépendances : le logiciel permet également la création de dépendances c’est à dire qu’il sera possible de rendre des tâches dépendantes les unes des autres. Inutile de préciser que le projet a intérêt à être très bien pensé et organisé en amont pour parvenir à utiliser non sans mal, l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.

Open Workbench est un logiciel de gestion de projet très complet qui permettra aux gestionnaires de projets aguerris d’avoir une vision très précise de chaque étape de leur projet. Ce logiciel sera très utilisé pour des projets d’envergure nécessitant un découpage en de nombreuses étapes. L’outil est connu pour être très lourd, avec une expérience utilisateur qui pourrait être modernisée afin de faciliter son utilisation.

Collabtive

Collabtive est un logiciel de gestion de projet du même acabit que Basecamp. Il est reconnu pour sa facilité d’utilisation et son ergonomie travaillée dans le but de rendre les utilisateurs autonomes le plus rapidement possible.

collabtive home

Comme Basecamp, il permet les fonctionnalités suivantes :

  • Possibilité de créer un nombre illimité de projets
  • Gestion des tâches
  • Gestion des utilisateurs avec différents niveaux de permission
  • Partage de fichiers de manière intuitive
  • Alerte courriels

Voici un visuel de la page d’accueil de Collabtive :

collabtive projets

Certaines fonctionnalités additionnelles à Basecamp sont constatées comme par exemple la possibilité d’ajouter des jalons aux tâches ou encore le rapport d’activités par heure qui est très intéressant pour déterminer le temps passé sur un projet. On saluera également la messagerie interne qui permet de gagner du temps tout en évitant de surcharger sa boite emails.

La force de Collabtive est notamment son interface super intuitive et le fait qu’il soit disponible en open source c’est-à-dire disponible gratuitement. Globalement l’expérience utilisateur est favorisée afin d’éliminer complètement le besoin d’un mode d’emploi. Il sera très bénéfique pour les entreprises qui travaillent avec un grand nombre de clients et qui ne souhaitent pas passer plusieurs heures à les former à leur logiciel de gestion de contenus.

Jira

Jira n’est pas seulement un gestionnaire de projets. Ce logiciel intègre 3 systèmes: un système de gestion de projets, un système de gestion des incidents et un système de suivi de bugs. Jira est reconnu pour être adapté à la gestion de projet en mode agile. Ce logiciel s’adresse principalement aux moyennes et grosses entreprises mais est accessible à tous. Son prix varie entre 10$ par mois (1 à 10 utilisateurs) et 1500 $ (2000 utilisateurs).

Jira est un logiciel très complet permettant la centralisation de tous les éléments de gestion tels que :

  • le rapport d’un bug : cette fonctionnalité est d’autant plus intéressante si vous offrez un service à la clientèle ou son équivalent. Grâce à Jira, votre client sera en mesure d’ouvrir un ticket pour régler un bug et d’être averti lors de la progression et de la résolution du bug.
  • la création d’une nouvelle tâche : vous pouvez créer des tâches, déterminer un temps maximum qui doit être passé sur la tâche etc.
  • Les rapports : Jira présente des rapports en temps réel qui permettent de mieux gérer l’équipe à l’interne et de savoir en tout temps, où en est rendu le projet.

Le logiciel permet également de connaître le taux d’avancement de chaque tâche du projet et permet à tous les acteurs du projet de s’y référer facilement à tout moment. Jira intègre également un système de « priorité » permettant de déterminer l’importance de chaque tâche.On notera également le fait que les rapports visuels sont disponibles dans la plateforme sous forme de diagramme, graphique etc. Enfin, le logiciel met en avant le temps prévu pour un projet ainsi que le temps passé par personne. Il est ainsi très facile de savoir combien de temps il reste à passer par projet.

jira chart

Évidemment avec un logiciel intégrant 3 systèmes, je pourrais vous parler de ce logiciel pendant très longtemps. On soulignera que malgré le fait que le logiciel soit très complet, il se prend en main relativement rapidement. De nombreux efforts ont été faits pour améliorer l’ergonomie et l’intuitivité de l’utilisation du logiciel. Le système de glisser-déposer pour organiser les to-dos, les tickets etc. est très agréable.

Jira est aussi extrêmement utilisé par des entreprises du monde entier ce qui fait qu’il n’est pas rare de travailler avec une personne côté client qui connait déjà le logiciel. Enfin, il permet autant de gérer des petits projets que des plus gros projets ce qui le rend très attractif pour des entreprises travaillant sur une variété de projets. Il est clair que l’expérience utilisateur est travaillée et heureusement car ce type de logiciel très complet serait bien plus complexe à utiliser au quotidien sans le travail d’accessibilité et d’ergonomie qui a été investi dans Jira.

jira glisser-déposer

Pour conclure, l’expérience utilisateur est sans hésitation un critère à ne pas négliger pour la bonne utilisation des logiciels (et pas uniquement les logiciels de gestion de projet). En fonction de l’objectif du projet et des individus qui seront amenés à travailler sur le projet, l’ergonomie aura une importance relative. Ainsi, des débutants auront certainement une préférence pour des gestionnaires de projets comme Basecamp ou Collabtive alors que des individus habitués à gérer des projets complexes et/ou en mode agile se tourneront plutôt vers des logiciels tels que Jira ou Open Workbench.

Julie Fougeaux

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