La communication au cours du projet

La communication au cours du projet

La communication est la transmission d’informations d’un émetteur à un ou plusieurs récepteurs.

Communications formelles et informelles

Les communications au cours du projet sont de deux types :

  • Formelles : ces communications sont planifiées à l’avance et délivrées selon un format standard et un planning préétabli. Il s’agit par exemple des réunions hebdomadaires du comité de pilotage et des rapports d’avancement mensuels transmis à des destinataire définis et identifiés.
  • Informelles : elles peuvent être orales comme par exemple des conversations à la machine à café, lors d’un déjeuner entre collègues, ou écrites comme par exemple des emails non planifiés, des échanges de messages instantanés avec un outil logiciel. Certains logiciels de gestion de projet de type collaboratifs possèdent cette fonctionnalité de messagerie instantanée.

Avertissements : attention de bien formaliser par écrit les informations importantes échangées lors de communications informelles. Évitez d’avoir une discussion informelle si toutes les personnes concernées par le sujet sont absentes.

Le processus de transmission des informations

Le processus de transmission des informations comprend les éléments suivants :
• Le message : idées transmises
• L’émetteur : personne qui transmet le message
• Le codage : message traduit dans un langage (mots, illustrations ou actions) compréhensible par les autres
• Le support : méthode utilisée pour transmettre le message (sur le mur d’un logiciel collaboratif, par un email, par messagerie instantanée, par téléphone, par oral en présence de l’interlocuteur, etc …)
• Les parasites : tout ce qui nuit à la transmission efficace du message, comme par exemple les idées pré-conçues, les déformations, les difficultés de compréhension du langage utilisé les sentiments personnels, le langage gestuel et les émotions
• Le récepteur : personne qui reçoit le message
• Le décodage : traduction du message en idées

Obtenir une communication efficace

Pour obtenir une communication projet efficace, il faut tenir compte :
• des relations de responsabilités entre parties prenantes et organisation en charge du projet
• des disciplines, services et spécialités impliqués dans le projet
• de l’implantation géographique et la mobilité géographique des acteurs du projet, prendre en compte les éventuels décalages horaires entre votre implantation géographique et celle de vos interlocuteurs
• des besoins en information externe (par exemple la communication avec les medias)

Pour que la communication soit efficace au cours de votre projet, il faut adresser le bon message à la bonne personne au moment propice. Bref, prenez bien soin d’identifier les destinataires concernés par l’information que vous souhaitez transmettre.

Claire Cornic

 

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