Comprendre le projet de KM (Knowledge Management)

Comprendre le projet de KM (Knowledge Management)

On vous propose au sein d’une entreprise qui n’a pas encore de base de connaissance (oups!) et qui veut mettre en place un projet de Knowledge Management de prendre en charge le pilotage de ce projet. Pas de panique, pour commencer, nous allons rappeler à quel point il est capital pour une entreprise d’avoir une bonne base de connaissances puis nous verrons des pistes de reflexion pour que vous puissiez mener à bien ce projet de mise en place.

 Comprendre à quoi servent les projets de gestion de la connaissance

Chaque salarié qui passe dans l’entreprise acquiert une expérience et des savoir-faire propres qui pourraient être utiles à quelqu’un d’autre au sein de l’entreprise, un nouvel arrivant qui a besoin de se former ou un ancien confronté à une situation nouvelle. Les savoirs sont disséminées.

Tout l’enjeu d’un projet de gestion de la connaissance dit aussi KM (Knowledge Management) consiste à documenter les savoirs et savoir-faire de l’entreprise puis les centraliser et les rendre accessible.

A l’origine, les premières applications de gestion de la connaissance proviennent des bureaux d’étude aérospatiales et nucléaires et les grands groupes chimiques. Il était important d’une part de décloisonner la connaissance et d’autre part de conserver l’expertise des ingénieurs quittant l’entreprise ou simplement changeant de service. En matière de projet, il est important d’avoir une base documentaire qui permette d’accéder à d’anciens livrables (Plan de projet, études de faisabilité, cahiers des charges fonctionnels, spécifications techniques, matrices de tests, …) qui peuvent permettre de gagner du temps et donc de l’argent à l’entreprise pour les projets suivants.

Comment gérer le projet de gestion de la connaissance?

Le projet peut être mené dans le respect des étapes suivantes:

1/ Détermination des informations, des connaissances à capitaliser

Déterminez et listez les différents services de l’entreprise puis pour chaque service, les différents sujets pour lesquels il faut capitaliser la connaissance (projets terminés et en cours, procédures opérationnelles anciennes et en cours d’utilisation, savoir-faire des ouvriers dans l’usine…). Contactez les différents responsables des services concernés.

– Déterminez les types de documents à conserver et à partager : documents Word, feuilles de calcul Excel, tableaux de bord excel, présentations avant-projet Powerpoint ou Prezi, vidéos montrant un procédé industriel, …

– Déterminez en relation avec la Direction générale le niveau de confidentialité des données. Lesquelles doivent être partagées par toute l’entreprise, lesquelles doivent rester au sein d’un service, lesquelles doivent être partagées avec l’extérieur (clients, prestataires, medias, …).

2/ Choix technologique

– En fonction de la taille de l’entreprise et du volume de données à gérer, regardez les différentes solutions logicielles. Certaines entreprises choisissent toutefois de faire développer en interne une solution propriétaire maison de gestion de la connaissance. Tout dépend de la politique interne de l’entreprise pour laquelle vous travaillez.

– Faites une petite étude de marché des solutions logicielles disponibles. Proposez à la Direction une ou plusieurs solutions technologiques pour rassembler la connaissance : les solutions de Knowledge Management sont nombreuses sur le marché et proposent désormais une solution de « Cloud Computing ». Si vous cherchez une solution low cost, facile à utiliser, pensez par exemple à Box, Dropbox, Huddle, Oxygen, SkyDox ou Citrix ShareFile. Vous pouvez aussi lancer un appel d’offres, si c’est la procédure habituelle de votre entreprise pour trouver un nouveau prestataire.

Une fois l’outil de GED choisi et implémenté dans l’entreprise …

3/ Sensibilisation des responsables

– Incitez les différents responsables de services à mobiliser leurs équipes à archiver des documents importants de leur disque dur sur l’outil de GED (Gestion Electronique de Document)  de la société. Vous pouvez organiser une réunion transversale de sensibilisation en convoquant les différents responsables de services pour les sensibiliser à l’importance de la gestion de la connaissance et à utiliser correctement l’outil de GED. N’oubliez pas qu’un bon outil ne remplace jamais les relations humaines et le travail de sensibilisation.

– Prévoyez et diffusez une vidéo de formation à l’outil de GED. La prise en main est en général très rapide car les solutions du marché sont faciles à utiliser.

– Intégrez dans les bonnes pratiques de gestion de projet internes une phase finale de capitalisation lors de laquelle le chef de projet doit archiver les documents clé du projet (livrables et tableaux de bord) pour que ces documents puissent être facilement téléchargés pour un autre futur projet.

Et vous, travaillez-vous avec un outil de GED dans votre entreprise? Si oui, lequel et qu’en pensez-vous?

Claire Cornic

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