Eléments-clés pour une réunion réussie

Eléments-clés pour une réunion réussie

Je vous parlais dans un article précédent de tout faire pour éviter les réunionites et les pertes de temps associés. Si vous y arrivez à présent, peut-être vous posez-vous encore quelques questions à ce sujet. Voici quelques conseils :

Bien définir la liste des participants

Qui doit être là ? (Pas trop, pas trop peu)

Toutes les personnes impliquées sont-elles bien invitées ?

Avez-vous invité des personnes qui interviennent sur le sujet mais ne sont pas expertes ou pas directement impliquées et risquent de monopoliser la parole ou distraire les autres?

On peut distinguer 2 types de participants :

– impliqués totalement dans le projet ou dans le sujet abordé et qui resteront toute la réunion
– impliqués partiellement ou indirectement qui viendront ponctuellement pendant la réunion pour apporter un éclairage ou préciser un élément

 L’ordre du jour et le planning de la réunion

Est-ce que l’ordre du jour de la réunion a été bien défini, est clair, précis?
Et a été envoyé à l’avance à tous les participants ?
Est-ce que le planning de la réunion est possible ?
Pas trop ambitieux ou décourageant pour les participants ?

 La salle, le matériel

Vérifier que vous avez le matériel nécessaire, réservation de  salle, de rétroprojecteur, les cadeaux, les échantillons, les produits à présenter…

 Les supports de présentation

N’oubliez pas votre présentation par exemple sous forme d’un Powerpoint et les impressions de documents éventuels.

 Accueillir les participants

 

Ne pas attendre les retardataires

Sinon, tout le monde saura que vos réunions commencent en retard et la prochaine fois vous aurez encore plus de retardataires

 Fixer des règles

Veillez à empêcher les digressions d’ordre personnel ou sur d’autres sujets ou sur des conflits entre participants. Si besoin, au début de la réunion, vous pouvez repréciser les objectifs de la réunion et les règles concernant les échanges, les sujets abordés, le fairplay attendu, etc. (ex : Ne pas se couper la parole…)

 Déléguer certaines tâches

La prise de notes pour le compte-rendu : nommez quelqu’un en début de réunion

Vous pouvez nommer un maître du temps : il veillera aux non-dépassements d’horaires pour chaque thème à aborder et rappellera le temps restant

 Et…

Reformuler les échanges régulièrement pour vous assurer que tout le monde suit et que tout le monde a compris la même chose, est sur la même longueur d’onde

A la fin de chaque point, faites synthétiser les échanges et les décisions prises avant d’introduire le sujet suivant.

Vous pouvez, comme dans la méthode agile, faire certaines de vos réunions debout pour éviter qu’elles ne s’éternisent, cela incite les participants à prendre des décisions rapidement et à aller droit au but.

Annoncez à la fin de la réunion à quel moment vous enverrez le compte-rendu de la réunion.

Précisez la date de la prochaine réunion ou de la prochaine étape.

Finir à l’heure prévue

Si vous n’avez pas eu le temps de tout faire, refixez une autre réunion

Envoyez un compte-rendu rapidement, ainsi nul ne sera censé ignoré les décisions prises :)

Et précisez QUI doit faire QUOI et pour QUAND

 

Aurélie Richard

Copyright photo : © PicturenetCorp – Fotolia.com

3 Commentaires

  1. Souleymane Aw 6 février 2013 à 10 h 20 min - Reply

    Bonjour Aurélie.Merci pour votre article .Il est intéressant à la fois de par son contenu et sa portée.l Il aura sûrement un impact positif sur nos réunions de travail qui sont souvent désarticulées

  2. DIDI 6 février 2013 à 11 h 35 min - Reply

    Merci Aurélie, j’ai beaucoup apprécié votre article sur les techniques de réunion.C’est un article court, précis,très riche de par son contenu et sa portée.Il est d’une forte acuité pour nos réunions de travail.

  3. Aurélie 6 février 2013 à 20 h 14 min - Reply

    Merci! Et au fil du temps, vous pourrez personnaliser votre check-list et l’affiner par type de réunion

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