Etre plus efficace avec GTD (Getting Things Done)

Etre plus efficace avec GTD (Getting Things Done)

Pour être efficace dans la gestion de vos projets et même de votre vie quotidienne, rien de tel que d’adopter une méthode éprouvée d’efficacité. Après maintes recherches, j’ai retenu la méthode GTD (Getting Things Done) et la méthode ZTD (Zen to Done). Les points communs entre ces deux méthodes : vous aider à être plus efficace avec beaucoup moins de stress. Vous libérer l’esprit.

Aujourd’hui, nous allons nous attarder sur Getting Things Done qui émane du talentueux cerveau de David Allen. Ce dernier, en effet, a publié un ouvrage devenu best-seller, Getting Things Done, the art of stress-free productivity (GTD), et nous allons voir à quel point il peut nous aider à devenir plus efficace…

Qui est David Allen?

C’est un coach américain en productivité qui accompagne des dirigeants depuis plus de 20 ans en leur dispensant des conseils et des formations pour les rendre plus productifs.

Les grands principes de Getting Things Done

Si David Allen ne ré-invente pas la roue, il présente et rappelle des principes indispensables d’organisation personnelle qu’il illustre avec des exemples concrets et les accompagne d’outils.

Il nous rappelle grâce à sa méthode GTD qu’on peut libérer notre esprit de tous nos engagements en les écrivant.

Pour cela il faut lister toutes les tâches que nous avons à faire dès à présent ou plus tard et prendre immédiatement des décisions à propos de toute nouvelle tâche qui nous incombe.

Prenez des notes

Prenez des notes dès qu’une idée vous traverse l’esprit pour être sûr de ne pas l’oublier soit à l’aide d’un stylo et d’un bloc-notes que vous emportez partout avec vous, soit à l’aide d’une des nombreuses applications de prise de notes de votre téléphone mobile. J’ajouterai personnellement que vous pouvez aussi utiliser l’application de reconnaissance vocale de votre téléphone pour prendre des notes au son de votre voix et en commençant par lui dire “Note …”

David Allen recommande les carnets de prise de notes de la marque “moleskine” car agréables et pratiques à utiliser. Vu que le livre est sorti en 2001, moi je vous recommande un peu plus loin d’utiliser une application Smartphone.

Ayez un environnement de travail propre et rangé

Pour avoir les idées claires, il est important que votre bureau soit bien rangé. Dans l’idéal, vous ne devez rien avoir sur votre bureau en dehors de votre ordinateur.

Quelques tiroirs solides doivent être accessibles et vous permettre de stocker tous les documents entrants : notes, brochures, factures, … mais il s’agit d’une zone temporaire pour éviter le fouillis mais qui doit être ensuite classée dans des dossiers par ordre alphabétique qui seront accessibles dans des tiroirs coulissants à dossiers.

N’hésitez pas à jeter les papiers et les emails inutiles.

Enrichissez vos  “to do lists” (listes des choses que vous devez faire)

David Allen rappelle qu’il ne faut pas indiquer dans sa “to do list” des objectifs de projets mais plutôt la liste des tâches pour les atteindre. Par exemple “écrire un livre” est un projet mais se documenter sur un thème donné puis écrire le chapitre 1 sont deux tâches plus faciles à appréhender. Chaque fois qu’une tâche de la to do liste est effectuée, on la barre de la liste et on a alors le sentiment d’avancer.

Important: toutes les tâches nécessitant moins de 2 minutes doivent être accomplies immédiatement et ne pas trainer dans la liste des actions à effectuer. En effet, il ne faut pas perdre plus de temps à organiser la tâche qu’à la traiter directement!

Enrichir votre to-do list : une fois qu’on a écrit une tâche, il faut mettre en face le contexte environnemental de cette tâche, une évaluation du temps et de l’énergie nécessaire pour l’accomplir et le niveau d’urgence de cette tâche. Ces 4 critères décisionnels vont vous servir à trier vos tâches.

Le but est de savoir à chaque instant la prochaine action à accomplir suivant :

  1.     Le contexte:  l’endroit préférentiel où accomplir la tâche
  2.     Le temps disponible
  3.     L’énergie disponible
  4.     Le niveau de priorité que vous avez affecté au vu des trois critères précédents

Les tâches doivent être regroupées dans plusieurs listes :

  • Agenda (en attente d’une date)
  • Prochaines actions
  • Projets
  • En attente (de l’action d’une personne)
  • Un jour peut-être

Une application pour gérer vos to do lists selon la méthode Getting Thing Done

Vous pouvez vous aider d’une application libre. Il en existe plusieurs, environ quarante mais testez de préférence celle qui s’appelle ThinkingRock GTD. Cette application est disponible aussi sur I-Phone et sur Android et vous permet d’organiser vos tâches par catégories, par lieux où faire la tâche, par priorité, ainsi que le temps nécessaire estimé, et l’énergie requise (Low/Medium/High Mental/Physical). Ainsi, si vous êtes fatigué, vous pouvez afficher toutes les tâches qu’on peut effectuer en moins d’une heure, et qui demandent une faible concentration mais qui sont néanmoins hautement prioritaires.

La revue hebdomadaire

Chaque semaine, vous devez faire le point, c’est fondamental pour réussir avec cette méthode. Passez en revue les tâches effectuées et les tâches qui restent à faire. Choisissez par exemple le vendredi soir pour faire cette revue, afin de préparer la semaine suivante. C’est le moment de revoir vos priorités si besoin.

Voila, vous avez un aperçu de la méthode GTD et tant mieux si cette introduction vous donne envie d’en savoir plus. Sachez néanmoins que cette méthode est assez complexe à implémenter dans son intégralité et demande bien entendu quelques efforts de rigueur. Toutefois, si vous y parvenez, vous serez très satisfait des résultats obtenus.

En savoir encore plus

Pour en savoir plus, vous avez la possibilité de vous procurer le livre Getting Things Done, the art of stress-free productivity (GTD) en version française sur Amazon. Si vous testé la méthode GTD, n’hésitez pas à laisser votre commentaire.

Claire Cornic

5 Commentaires

  1. Mathieu 27 avril 2012 à 9 h 22 min - Reply

    Ayant lu ce livre je le trouve génial mais le système est assez complexe à implémenter.
    Je préfère Zen to Done qui est une version allégée et qui répond beaucoup mieux à mes besoins.
    ZTD ici : http://www.amazon.fr/Zen-Done-Ultimate-Simple-Productivity/dp/1434103188

    Question de feeling.

  2. Claire 27 avril 2012 à 9 h 45 min - Reply

    Oui moi aussi j’ai une préférence pour ZTD (Zen To Done) de Leo Babota. Je compte aussi publier cette année un article à ce sujet.

  3. Fabienne 30 avril 2012 à 17 h 23 min - Reply

    Bonjour
    J’applique GTD depuis plus de deux ans et m’y retrouve tout à fait. Je l’ai implémentée avec Outlook tout simplement, après avoir essayé d’autres logiciels qui compliquent plus qu’autre chose. Le seul inconvénient est l’absence de synchronisation des catégories de tâches avec les smartphones, les derniers Blackberry ne se synchronisent pas avec Outlook 2010, la poisse…..j’attends la mise à jour de leur système avec impatience, et mon système GTD me conviendra parfaitement. Il faut que l’organisation reste plus simple que le manque d’organisation !!!

  4. Claire D 7 juin 2012 à 12 h 05 min - Reply

    Très bel article ! j’adhère complétement avec la philosophie des listes. J’avais moi même écrit un article sur le sujet : http://osezlebienetre.com/10-etapes-pour-etablir-des-to-do-list-efficaces-et-liberer-votre-esprit/ qui rejoint ce qui est dit ici

  5. Samia 6 août 2012 à 13 h 33 min - Reply

    Merci pour cet article très intéressant !

    La méthode GTD est géniale je l’utilisais beaucoup pour gagner du temps mais maintenant je me sers mon iPad ( je suis beaucoup en déplacement)pour mieux m’organiser notamment en réunion.
    Pour cela, j’ai testé pas mal d’applications de prise de notes et organisation des tâches/ToDo et je pense avoir trouvé une application qui répond à mes attentes. Ainsi, je vous conseille mon coup de coeur du moment « Beesy ». C’est une app pro qui à partir d’une prise de notes structurées en réunion (gérée par l’application) génère des listes ToDo qu’on peut parcourir par type d’actions, personnes ou projets. Le compte rendu et la mise en forme pro sont générés automatiquement grâce à la prise de notes et on peut l’envoyer par à tous les participants . Le gain de temps est considérable.
    Je recommande Beesy à tous ceux qui organisent ou participent souvent à des réunions de travail. http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/

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