GroupCamp solution de gestion de projet pour PME

GroupCamp solution de gestion de projet pour PME

Vous travaillez dans une PME et vous recherchez une solution pour gérer efficacement les projets au sein de votre entreprise?

Après avoir effectué des recherches dans la jungle des solutions pour partager ses projets en ligne avec ses équipes et ses clients, je suis finalement tombée sur GroupCamp qui existe notamment en version anglaise et en version française. Je l’ai retenu car il est convivial, vraiment très intuitif et riche de fonctionnalités collaboratives.

Je vous propose justement de vous emmener faire un tour d’horizon des fonctionnalités de GroupCamp en créant un projet d’application de facturation.


Rappel avant d’utiliser une application web de gestion de projet
Une application de gestion de projet ne remplace en aucun cas le travail du gestionnaire de projet. Il est important de bien comprendre l’objectif de votre projet, de fixer sa date limite, de découper votre projet en tâches et de savoir qui va faire telle ou telle tâche et à quelles dates ces tâches doivent être terminées. Cette capacité de planifier va vous permettre de travailler efficacement avec une application telle que GroupCamp.

Vous pouvez pour vous aider (re)lire aussi les 7 conseils pour réussir votre planification de projet.

Quelques témoignages d’utilisateurs de GroupCamp
J’ai trouvé sur le Google Apps Marketplace anglophone quelques témoignages d’utilisateurs de GroupCamp que je souhaitais partager avec vous. Je vous les traduis …

Victor Kerouer: “Nous utilisons cet outil pour gérer notre équipe de traducteurs indépendants. Nous soumettons le travail sous forme de Google doc (document Google). Les traducteurs travaillent dessus et une fois qu’ils ont terminé, nous l’importons dans nos projets et les traducteurs ajoutent le temps qu’ils ont passé sur toutes leurs tâches. Notre équipe est dispersée à travers le monde entier et tout est synchronisé dans notre compte GroupCamp. Toutes les dates limites sont indiquées et synchronisées dans nos Agendas Google”.

Christian Holtz: “Mesurer les temps passés au cours du projet était essentiel pour nous. GroupCamp possède d’excellentes  fonctionnalités de mesure des temps passés sur le projet, ainsi qu’une bonne intégration des tâches. Très utile quand vous devez reporter à la Direction des rapports excel de temps passés”.

Jaysen Barry: “On ne connaissait pas GroupCamp avant d’assister à l’un de leurs webinars. L’équipe a répondu aux questions que nous avions. Maintenant, c’est l’outil de gestion de projet de nos consultants et de leurs clients. Ce que nous aimons beaucoup est la synchronisation avec la Calendrier Google, le Wiki et les fonctionnalités de gestion du temps”.

Création d’un premier projet sur GroupCamp
Nous allons simuler avec GroupCamp la planification d’un projet de développement informatique d’un nouveau logiciel interne de facturation au sein d’une PME de 280 personnes.
Allons sur http://www.groupcamp.fr, cliquons sur le bouton vert “PRESENTATION – PRIX – TOUR créez votre compte” puis sur “FAITES UN ESSAI GRATUIT”
imageSélectionnons “Créer un projet”:

COPIE_ECRAN5

 

Indiquez le nom de votre projet.

Création des ressources de votre projet sur GroupCamp
Créez les utilisateurs de votre projet, c’est à dire les ressources humaines de votre équipe projet.

Pour ma part, j’ai fait appel à plusieurs compétences pour mon projet et j’ai crée mes ressources projet dans GroupCamp:

  • Gérard Simon qui est développeur expérimenté
  • Sophie Cardon, qui débute dans la maîtrise d’ouvrage, qui va s’occuper des tests fonctionnels, rédiger le guide utilisateur et dispenser la formation aux utilisateurs de cette nouvelle application de facturation
  • Thomas Berthillot qui est responsable des mises en production et qui supervise le service informatique
  • moi Claire Cornic, en tant que chef de projet, responsable du suivi du projet dans GroupCamp et responsable de la rédaction de la note de cadrage du projet

image

Pour chaque utilisateur, vous devez déclarer son adresse email. GroupCamp lui envoie alors un email

Voici celui que Gérard a reçu, j’ai simplement masqué le lien et mon adresse email.

“Bonjour Gérard,

Claire Cornic vous invite à rejoindre GroupCamp sur son espace sécurisé en ligne.

Vous allez collaborer au projet : Nouvelle application de facturation simple Facturiis

Pour accepter cette invitation cliquez sur le lien : xxxxxxxxxx

En cas de problème contactez Claire Cornic à l’adresse xxxxxxxxxx”.

Gérard a cliqué sur le lien envoyé par GroupCamp et est arrivé sur cette page d’identification il a pu alors définir son identifiant et mot de passe d’accès à GroupCamp:

image

Création des jalons de votre projet sur GroupCamp
Rappelons que les jalons sont des dates clé importantes de votre projet. En fonction de la nature de votre projet, les jalons peuvent être une « Réunion de lancement du projet », « Définition du barème des prix », « Présentation à la direction », « Livraison du cahier des charges», etc

Donc, une fois les ressources déclarées dans l’application GroupCamp, créez les jalons importants de votre projet et assignez-les si possible chacun à une des ressources de votre projet. Cette personne sera donc responsable de la bonne réalisation des tâches associées à ce jalon. Par exemple, pour mon projet, c’est Gérard Simon qui va s’occuper du cahier des charges technique et des développements informatiques.

image

Création des listes de tâches sur GroupCamp
Rendez-vous sur l’onglet des tâches. Créez une liste de tâches puis au sein de cette liste, créez les différentes tâches.

Si votre projet concerne le lancement d’un nouveau produit, les tâches peuvent être par exemple la préparation d’une réunion de présentation de la planification du projet à la Direction, l’animation de cette réunion et le compte-rendu de la réunion.

Pour mon projet, j’ai identifié quelques tâches préalables à la création du cahier des charges fonctionnel.

image

Chaque fois que vous assignez une tâche à quelqu’un, y compris vous-même, vous recevez un email qui vous prévient de la nature et des caractéristiques de la tâche qui vous est assignée.

Synthèse des fonctionnalités de GroupCamp
Il est donc possible avec GroupCamp

        • d’afficher soit une version classique, soit une version mobile, soit une version tablette, allez tout en bas de l’écran

                                             image

        • d’ajouter des utilisateursou des invités (clients …), les utilisateurs étant les ressources humaines du projet
        • de créer des jalons(dates clé) pour ce projet. Vous pouvez synchroniser ces dates jalons avec votre Agenda Google ou avec iCalendar.
        • de partager des documents du projet, c’est à dire que vous pouvez charger des documents en lien avec le projet afin de les mettre à disposition des autres utilisateurs du projet
        • de créer une liste de tâches et d’assigner des tâches aux utilisateurs précédemment crées, il s’agit bien évidemment du gestionnaire de tâches indispensableet inhérent à toute application de gestion de projet
        • Le module Feuille de tempsprésente la semaine de travail courante de chaque utilisateur et les temps passés déjà saisis par l’utilisateur. Ce module permet à chaque utilisateur de saisir ses temps passés. Chaque utilisateur peut naviguer dans sa feuille de temps en sélectionnant un semaine de travail. Le jour de début de semaine, les jours travaillés ainsi que le format de saisie heures ou jours sont paramétrables par l’utilisateur.
        • de gérer les temps passés et d’exporter et d’imprimer des rapports de tempspassés au format Excel
        • de rédiger des documents de manière collaborative grâce à l’application Wiki.
        • de rédiger des annonces, il s’agit de messages qui apparaissent quand on se connecte à GroupCamp. Cela permet d’informer les autres utilisateurs de votre projet des dernières nouveautés du projet. Par exemple, vous pouvez rappeler la mise à disposition d’un compte-rendu de réunion, ou d’un document projet, la prochaine date de réunion, …
        • d’ajouter une discussion, il s’agit d’un forum accessible seulement aux personnes à qui vous souhaitez en donner l’accès. Chaque discussion lancée peut être commentée puis refermée quand le sujet est clos

A vous de jouer maintenant, connectez-vous sur GroupCamp et dites-nous ce que vous en pensez en laissant votre commentaire.

Claire Cornic

Ajouter un commentaire