Guide de sélection de logiciel de gestion de projet – Choisir le bon outil pour votre entreprise

Guide de sélection de logiciel de gestion de projet – Choisir le bon outil pour votre entreprise

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L’une des erreurs les plus communes commises par les acheteurs de logiciels d’entreprise est d’adopter une approche réactive pour l’évaluation et la sélection d’un nouveau système informatique. En effet, ces derniers sont souvent sélectionnés en fonction d’exigences partielles et/ou des défis à relever à court et moyen terme. Certaines entreprises iront même jusqu’à entreprendre un processus complet d’évaluation lors du processus de sélection, sans bien comprendre leurs besoins et l’impact de l’acquisition de ce système.

Cette réalité est d’autant plus présente pour des organisations centrées sur la réalisation de projets et qui recherchent un système de gestion de portefeuille et de projets pour les aider dans leurs tâches quotidiennes, notamment : la conception, le développement, la fabrication et la commercialisation de leurs produits. Le marché des logiciels de projet est vaste, allant des outils de base de gestion de projets fournis sur demande aux systèmes de gestion de portefeuilles et de projets complets visant à répondre aux besoins du Bureau de gestion de projet (PMO) de l’entreprise.

Il est dès lors essentiel que les entreprises et organismes soient bien préparés et qu’ils aient bien évalué leurs propres besoins avant de tomber dans le piège d’une évaluation PPM non guidée qui pourrait les mener vers la paralysie de l’analyse, engendrant ainsi une perte importante de temps et d’argent et des résultats médiocres.

Afin d’éviter cette évaluation mal dirigée, les acheteurs de logiciel de gestion de projets doivent, dans un premier temps, identifier clairement leurs besoins courants, les problèmes d’affaires qu’ils essaient de résoudre, les faiblesses organisationnelles de l’entreprise ainsi qu’obtenir l’aval des parties prenantes.

 

La prochaine étape consiste à faire une recherche approfondie à l’aide des meilleures sources d’information en ligne et hors ligne. Cependant, faites attention à ne pas vous retrouver noyé par l’information et être dans l’incapacité de résumer correctement du fait de ce trop plein de données.  Par exemple, si les moteurs de  recherche permettent d’effectuer un premier tri, ils peuvent également compliquer considérablement le processus de recherche en vous fournissant des informations non filtrées qui risquent d’engendrer confusion et découragement, voir même parfois des informations erronées.

Ensuite, avant de rechercher des informations sur votre fournisseur PPM potentiel, il peut être très efficace d’entamer vos recherches en ligne en identifiant des sources crédibles (média, analyse, études) pour vous aider à mieux comprendre le marché de solutions PPM. Vous pouvez également consulter vos pairs et vos partenaires pour plus d’informations sur des fournisseurs potentiels, les capacités de leurs produits respectifs et leurs services d’après-vente tel le soutien technique. Parler ouvertement avec leurs clients ou, mieux encore, des utilisateurs courants du système PPM convoité vous permettra de découvrir leurs véritables forces et faiblesses.

Une fois vos recherches terminées et que votre sélection se limite à 5-10 solutions de gestion de projet potentielles, vous devez développer une approche formelle d’analyse et de partage d’informations sur les fournisseurs. C’est là que le vrai travail commence. Vous devez organiser efficacement les données recueillies et créer un processus formel vous permettant de comparer vos besoins prioritaires aux options offertes sur le marché.

En fonction de la profondeur de votre évaluation, construire une grille d’évaluation sous forme d’une demande d’Information (RFI) ou d’un document de proposition (DP) pourrait vous offrir la transparence requise pour vous guider vers la meilleure solution. En effet, le marché de solutions de gestion de projet est en constante évolution et exige un processus formel pour clairement évaluer les différents produits et la capacité des vendeurs à tenir leurs promesses.

Les entreprises doivent établir un processus d’évaluation et de sélection de logiciels rigoureux et adapté aux réalités du marché des solutions de gestion de portefeuilles et de projets. Ce processus doit tenir compte des capacités fonctionnelles et de la viabilité des différents fournisseurs. La formalisation du processus d’évaluation et de sélection de logiciels ne devrait donc pas être prise à la légère, car ce dernier maximisera vos chances de faire le bon choix tout en vous épargnant les mauvaises surprises et la perte de temps et d’argent que pourrait engendrer une mauvaise décision.

Une fois les fournisseurs finalistes choisis et toutes les informations réunies, l’étape finale du processus d’évaluation d’un nouveau système consiste à analyser plus en profondeur les candidats potentiels afin de valider votre analyse et prendre la décision finale. Lorsque vous serez prêt à faire votre choix, assurez-vous de valider que votre entreprise et toutes ses parties prenantes cautionnent cet achat.

Il existe un bon nombre de stratégies facilitant le processus de prise de décision lors de la sélection d’une solution de gestion de projet et de portefeuilles adaptée à vos besoins. Il peut s’agir de démonstrations structurées ou encore de demandes formelles de prix  (RFQs) adressées aux fournisseurs potentiels. Ces stratégies vous fourniront les informations nécessaires pour prendre la meilleure décision possible en toute quiétude.

L’incorporation des informations tarifaires et des détails provenant des démonstrations, lors du processus de sélection, vous fournira non seulement des informations complémentaires lors de l’analyse, mais permettra également d’établir le contact avec les fournisseurs potentiels. Cette interaction vous permettra de vérifier la compatibilité culturelle entre vos deux entreprises.

La sélection finale d’un système PPM nécessite une approche méthodique depuis la phase exploratoire jusqu’à l’acquisition finale. Lors de la dernière phase, la solution qui vous convient le mieux se démarquera grâce aux interactions entre vous et le fournisseur potentiel, sa compréhension de votre entreprise et sa capacité de répondre à vos besoins fonctionnels, culturels et financiers.

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