Interview de Caroline Etivant, chef de projet web

Interview de Caroline Etivant, chef de projet web

Caroline Etivant chef de projet webAujourd’hui, je vous propose une interview de Caroline Etivant, ancienne chef de projet web dans le domaine pharmaceutique devenue désormais entrepreneuse. Elle a lancé récemment http://www.biglib.fr pour faciliter le don, l’échange, et la réception de livres, CD et DVD gratuitement. Elle a aussi un blog dont je vous livre l’adresse à la fin de cette interview.

Caroline accepte de revenir pour vous sur ses dix années d’expérience de chef de projet web.

Podcast de l’interview

Vous pouvez écouter l’interview sous forme de Podcast ou bien lire ci-après la retranscription textuelle de l’interview.

Faites un clic droit sur le lien ci-dessous et sélectionnez “enregistrer la Cible du lien sous” pour sauvegarder le fichier MP3 sur votre ordinateur ou votre smartphone: Podcast de l’interview de Caroline Etivant

Vous pouvez aussi écouter le Podcast directement sur le blog:

 

Les points clé de cette interview

  • L’importance dans un projet des êtres humains qui composent l’équipe projet
  • Optez pour la complémentarité des membres de l’équipe projet
  • Les qualités requises pour bien gérer un projet : l’esprit de méthode et l’adaptabilité
  • Il faut bien choisir ses prestataires

Retranscription texte de l’interview

Claire Cornic : Bonjour et bienvenue sur le blog-gestion-de-projet.com. Aujourd’hui, je reçois Caroline Etivant. Bonjour Caroline

Caroline Etivant : Bonjour Claire

Claire Cornic : Alors Caroline, tu vas nous décrire les typologies de projets sur lesquels tu as travaillé et puis nous dire à quelle phase tu as intégré ces projets, si c’était plutôt en phase de démarrage ou un peu plus tard ou si tu as tout géré de A à Z.

Caroline Etivant : Alors j’ai travaillé pendant une dizaine d’années au sein de l’industrie pharmaceutique pour une organisation professionnelle et à ce titre, j’ai géré plus d’une trentaine de projets Internet. J’étais affectée exclusivement sur des projets web et un des plus gros projets sur lequel j’ai travaillé a été un projet de site emplois qui est, en fait, devenu le plus important site d’emplois du secteur des industries de santé en France.

Claire Cornic : Et concrètement, comment ça s’est passé ?

Caroline Etivant : Quand je suis arrivée en entreprise, il y avait une première version de site qui existait déjà. En fait, il était tout à fait sous dimensionné par rapport à l’audience qu’il avait et j’ai été très très vite confrontée à la nécessité de refondre totalement le site à la fois pour tenir la charge et aussi, bien évidemment, pour l’adapter à son public tant du côté candidats que du côté recruteurs.

Claire Cornic : Et combien de temps cette refonte t’a pris ?

Caroline Etivant : En fait dans la gestion de ce projet, j’étais à l’initiative de la décision d’effectuer cette refonte. Le projet, en totalité, a duré environ six mois : du moment où moi-même où j’ai identifié le besoin et après toutes les différentes phases très classiques du projet, notamment d’un projet web dont je parle. La première chose est : la phase d’évangélisation de toutes les parties prenantes. Il a fallu convaincre les différentes parties prenantes de la nécessité de cette refonte et bien sûr aussi de l’utilité en terme d’image et de communication de la conception d’un nouvel outil. Ensuite, il y a eu la phase très classique aussi de rédaction d’un cahier des charges. Ce cahier des charges a été repris à partir d’un existant et évidemment considérablement enrichi avec tous les niveaux fonctionnels qui étaient prévus pour améliorer le service et tous les impératifs techniques nécessités par la montée en charge qui s’annonçait très importante.

Claire Cornic : Combien de personnes ont rédigé ce cahier des charges ?

Caroline Etivant : Moi seule. Mais, effectivement comme tout cahier des charges, dans la méthodologie que j’ai utilisée tout au long de ces dix années, une personne a rédigé le cahier des charges : cela toujours été moi, puis il y avait des relecteurs et des approbateurs. Ce qui est très important, c’est cette notion d’équipe et on n’est jamais tout seul. Et tous les regards qu’on peut avoir sur un projet, c’est très très important d’en tenir compte.

Claire Cornic : Le cahier des charges était-il à la fois fonctionnel et technique ou faisiez-vous deux documents (un fonctionnel et un technique) ?

Caroline Etivant : Principalement fonctionnel avec des éléments techniques évidemment car pour tous les projets web, il y a les contraintes techniques qui s’imposent et il est important de les prendre en compte en amont et de ne pas se lancer dans des développements sans tenir compte de ces problématiques techniques.

Claire Cornic : Et c’est toi qui gérait à la fois ces aspects fonctionnels et ces aspects techniques. Avais-tu des relecteurs ?

Caroline Etivant : Oui j’avais la chance de travailler en binôme avec ma (N+1) de l’époque et avec qui on était complémentaire. Et çà, c’est quelque chose sur lequel je voudrais vraiment insister en gestion de projet, sur le fait que c’est très important d’avoir des tempéraments et des compétences qui sont complémentaires. A savoir que je suis quelqu’un de très créatif avec un esprit assez synthétique et je travaillais en binôme avec une personne extrêmement analytique et pour la qualité du projet, ça joue énormément puisqu’on avait deux regards complémentaires sur un projet et on s’enrichissait énormément mutuellement. Ça a été aussi humainement une belle aventure, en plus, il y avait des donneurs d’ordres qui étaient d’une autre direction de l’organisation. Les donneurs d’ordres ; eux aussi étaient extrêmement comme on aurait dit en anglais « supportive », ils m’ont fait totalement confiance. Ils étaient très à l’écoute et très actifs en portant un regard critique et aussi avec une vision RH, puisqu’il s’agissait d’un site emplois, dont évidemment on n’aurait pas pu se passer sur un tel projet.

Claire Cornic : Quels étaient pour ce projet les livrables et les jalons importants ?

Caroline Etivant : Alors, une fois que le cahier des charges est rédigé bien sûr, il y a toute la partie métier de la gestion projet qui va être le « phasage », soit le découpage du projet en différentes phases. Et en parallèle, la détermination de lots puisque là, il s’agissait d’un projet internet. Donc de façon très pragmatique, la plupart du temps les différentes livraisons de lots comprenaient très souvent la maquette dans un premier temps, ensuite le Back Office puis le Front Office. Alors pourquoi le Back Office avant le Front Office ? Et bien, évidemment, le Back Office va permette d’effectuer des tests futurs sur le Front Office. Donc c’est comme ça que se déroule un projet web, en tout cas moi les projets web que j’ai vus se déroulaient tous comme ça.

Claire Cornic : Vous travaillez donc avec une base de tests en fait ? Un serveur de tests?

Caroline Etivant : Voilà, on travaille sur un serveur de test, ensuite on avait pour des très grands projets des serveurs d’évaluation qui sont en fait des serveurs qui permettent de tester uniquement des contenus. Ça c’est dans la vie même du site, on teste sur le serveur d’évaluation la mise en ligne des contenus et ensuite on bascule le contenu du serveur d’évaluation sur le serveur de production.

Claire Cornic : Et en terme de gestion de projet pure, est-ce que vous utilisiez un logiciel spécifique ?

Caroline Etivant : Pas sur ce projet là en particulier mais sur un autre projet principalement et d’autres avec des agences puisqu’on faisait appel à des prestataires. On était une trop petite structure pour totalement internaliser. On avait beaucoup travaillé avec des logiciels type « Gantt Project » qui permet justement de déterminer les phases et évidemment de construire un planning. Car un projet évidemment, çà se déploie dans le temps. Et la composante temps, c’est évidemment une composante très importante. Très souvent en fonctionnant par système de rétro-planning, c’est-à-dire qu’on fixe une date de livraison du projet et ensuite on phase en fonction du projet.

Claire Cornic : Et pourquoi avais-tu choisi « Gantt Project » ?

Caroline Etivant : Alors, parce que c’est un logiciel gratuit et comme ce n’était pas le cœur du métier de faire du développement internet et qu’on faisait souvent appel à des prestataires. Or, pour ce projet là qui était internalisé on a bien évidemment appliqué les méthodologies que nous connaissions et on a installé «Gantt Project » parce que c’est un logiciel gratuit.

Claire Cornic : Est-ce que tu as déjà travaillé avec des tableaux de bord de gestion de projets, avec des indicateurs d’avancement, de suivi ?

Caroline Etivant : Oui, pour chaque tâche à effectuer, on assigne pour chaque phase un certain nombre de tâches. Et pour chaque tâche effectuée, on l’indique dans la méthodologie comme achevée. Et si la tâche n’est pas achevée, on renseigne la raison pour laquelle la tâche n’est pas achevée. Et on assigne une nouvelle date de réalisation.

Claire Cornic : Selon toi, quels sont les facteurs clé de succès d’un projet web ?

Caroline Etivant : Les facteurs clé de succès sont les humains, que les humains, rien que les humains. Un problème informatique, de développement, un problème d’hébergement ; tout ça se résout, en revanche, un problème humain ; c’est plus difficile.

Claire Cornic : Et en terme de risques, étiez vous capables d’anticiper les risques éventuels sur le projet ? Y-a-t-il une phase en particulier où les risques sont plus sensibles ?

Caroline Etivant : Concernant les risques, justement si le projet est bien mené et bien anticipé, on minimise considérablement les risques dans la réalisation de ce projet. En fait, j’ai beaucoup travaillé avec une personne qui avait vraiment ça dans la peau : l’anticipation du risque. Sachant que je suis plutôt quelqu’un de créatif, j’avais peut-être un peu tendance à minorer les risques. J’avais donc une sorte de voix de la conscience qui me recadrait bien sur la gestion et l’anticipation du risque. C’est pour ça que je dis que l’humain c’est très important, c’est de pouvoir avoir des compétences et tempéraments différents qui enrichissent le projet. Alors, j’ai un petit exemple qui me vient à l’esprit : très souvent, on veut minorer au maximum les risques effectifs de mise en production d’un site. Or, on identifie très bien ces risques et effectivement tous les problèmes techniques : bugs, problèmes d’hébergement, problèmes de montée en charge. Parfois, je travaillais avec une personne extrêmement perfectionniste et qui avait tendance à passer un temps terrible sur la recette, qui poussait l’application au bout du bout de ses possibilités en testant toutes les situations qu’un utilisateur pourrait rencontrer. Et bien parfois ceci a retardé la livraison effective du projet, la mise en production du projet.

Claire Cornic : Pour nos auditeurs « recette » c’est la phase de tests en fait. On teste le site finalement pour voir tous les cas de figure afin de déceler des dysfonctionnements (les bugs) et de les corriger avant que le site soit réellement en ligne pour tout le monde.

Caroline Etivant : Donc voilà, une phase de  recette peut être périlleuse parce qu’on va dénicher des bugs qui ont extrêmement peu de chance d’être générés par un utilisateur lambda mais quand bien même existants , on cherche la perfection, on veut les corriger tous avant la mise en production et on se retrouve avec des retards de livraison terribles. Le moment qui va clore le projet en tant que tel ou du moins dans sa phase création, réalisation et exécution, va être le fameux procès verbal de  recette et là, je dois dire que j’ai connu des signatures de procès verbaux de recette qui étaient assez croquignolettes parce que voilà il y a aussi des enjeux juridiques et contractuels qui se jouent derrière, notamment quand on fait appel à un prestataire extérieur et ce n’est pas rien si l’on met une signature au bas d’un PV de recette. Donc ça, c’est la partie amusante de la vie d’un chef de projet internet.

Claire Cornic : Et qu’est-ce-que tu conseilles à un jeune chef de projet internet qui débute ? Aurais-tu des conseils à donner pour bien gérer tous ces retards sur les recettes ? Comment bien évaluer le temps que peut prendre une recette ?

Caroline Etivant : Ce que j’ai envie de dire, c’est qu’il y a beaucoup de jeunes qui pensent qu’être chef de projet c’est quelque chose de simple parce que finalement quand on réfléchit ; n’importe quel être humain est chef de projet de quelque chose dans sa vie personnelle. Par exemple, d’avoir un enfant ou de façon plus simple ; partir en vacances ou inviter des amis à dîner. Ce sont des projets et on met en œuvre toute une gestion de ces projets et très souvent, ce que j’ai pu rencontrer ; c’est des jeunes qui se croyaient chef de projet et qui en fait ne l’étaient pas du tout parce que c’est un vrai métier. Il y a vraiment des compétences clés et bien plus particulièrement en matière d’internet, on ne peut pas être chef de projet à mon sens si on n’a pas un minimum de bagage technique. On ne peut pas dialoguer avec une agence, on ne peut pas dialoguer avec un graphiste et on ne peut pas dialoguer avec un hébergeur si l’on n’a pas ce minimum de bagage technique et je vois trop souvent des jeunes qui n’étaient pas au point à ce niveau là. Ça c’est vraiment regrettable, notamment en matière web, si vous voulez être chef de projet, il faut impérativement maîtriser les aspects techniques d’un site web.

Claire Cornic : C’est donc une condition sine qua non pour démarrer un projet web. Caroline, peux-tu nous dire quels sont les qualités intrinsèques que doivent avoir un chef de projet web pour être un bon chef de projet web ?

Caroline Etivant : J’en vois deux : la première c’est d’être méthodique puisqu’il faut arriver à repérer toutes ces phases et si l’on n’a pas l’esprit de méthode, et bien on a beaucoup plus de difficultés à arriver à gérer un projet. Et la deuxième qualité c’est l’adaptabilité. En effet, on conçoit un projet à l’origine et la réalisation qu’on en fait est très souvent éloignée de l’idée qu’on s’en faisait au départ. Parce qu’on a pu s’adapter à tout ce qui peut arriver dans la vie d’un projet et notamment la composante très importante, c’est l’environnement. Donc adaptabilité et méthode, voilà. Je pense aussi que ce qui est très important de savoir c’est de bien composer une équipe et quand on est chef de projet c’est de savoir bien choisir ses prestataires. Ça c’est très important car quand on externalise, on doit vraiment avoir une relation de confiance avec son prestataire et c’est une condition sine qua non pour arriver, pour avoir le rendu final que l’on souhaite.

Claire Cornic : Et comment bien choisir son prestataire ou ses prestataires ?

Caroline Etivant : Alors, je pense que la première chose c’est ; évidemment, vous ne pouvez pas avoir une bonne prestation, plutôt que de parler de prestataire, si vous-même, votre demande n’est pas très au clair avec elle-même. C’est donc avoir un bon cahier des charges, que ce cahier des charges vous couvre bien. Savoir bien rédiger un cahier des charges et puis je conseille énormément le bouche à oreilles. Appeler les gens de votre réseau, repérer ceux qui ont été contents, satisfaits des prestations. Voilà c’est la meilleure méthode pour choisir son prestataire. J’avais d’ailleurs écrit sur mon blog un article là-dessus, je vous y renvoie, vous en saurez plus.

Claire Cornic : Oui, j’ai mis l’adresse du blog dans l’article (dans la retranscription texte: http://dreamgratuit.canalblog.com/).

Caroline Etivant : Oui voilà, c’est dreamgratuit

Claire Cornic : Et bien merci beaucoup Caroline d’avoir répondu à toutes mes questions et je vous invite à laisser vos commentaires ci-dessous.

3 Commentaires

  1. Alji 25 avril 2012 à 17 h 13 min - Reply

    Bonjour,
    Est ce que l’ensemble des Podcasts de ce blog sont disponibles sur iTunes ou SoundCloud ?
    Merci

  2. Claire 25 avril 2012 à 17 h 48 min - Reply

    Bonjour,
    Oui, tous les Podcasts du blog sont disponibles sur iTunes ici :
    http://itunes.apple.com/fr/podcast/blog-gestion-de-projet/id517116598?l=en
    Claire

  3. Mounir 9 mars 2015 à 21 h 21 min - Reply

    Bonjour,

    Tout d’abord merci d’avoir partagé votre expérience.
    Je suis en train d’étudier la possibilité d’évoluer vers un poste de chef de projet web. Cet entretien est typiquement ce que je recherchais: questions/réponses basées sur du vecu :)
    Cheers!

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