Comment devenir un bon planificateur? Par Gérard Ducouret, expert MS-Project

Comment devenir un bon planificateur? Par Gérard Ducouret, expert MS-Project

Après deux jours de formation/perfectionnement sur MS-Project (=Microsoft Project), où j’ai eu la chance d’être formée par un des rares experts français du logiciel Microsoft Project, auteur de trois ouvrages sur le sujet, dont Project 2007 pour l’Administrateur et Project 2007 pour le chef de projet,  je voulais partager avec vous les échanges que j’ai eu avec cet expert-formateur. Il nous explique notamment comment devenir un bon planificateur et en particulier avec l’aide de MS-Project.

En effet, Gérard Ducouret est expert Microsoft Project depuis 20 ans. Il a travaillé sur de nombreux projets de planification dans les secteurs de l’industrie, de la recherche et développement et de l’informatique et a formé des centaines de chefs de projets sur le logiciel. Gérard Ducouret fait partie des trois francophones dans le monde qui sont certifiés MVP (Most Valuable Professionnal), une certification très élitiste.

Ce que je retiens de cette interview

–      Gérard Ducouret a travaillé sur un projet dans l’industrie où il a dû planifier 14000 tâches en 8 mois en coordonnant 35 chefs de projet et avec MS-Project, c’est possible
–      Si vous débutez comme planificateur, il est important de connaître parfaitement le logiciel pour bien l’adapter à votre contexte métier

Podcast de l’article

Vous pouvez écouter l’article sous forme de Podcast et/ou bien lire ci-après.

Faites un clic droit sur le lien ci-dessous et sélectionnez “enregistrer la Cible du lien sous” pour sauvegarder le fichier MP3 sur votre ordinateur ou votre smartphone: Podcast de l’interview de Gérard Ducouret

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Retranscription texte

Claire Cornic: Bonjour et bienvenue sur le blog-gestion-de-projet.com. Aujourd’hui, j’accueille Gérard Ducouret, expert en planification sous Microsoft Project.  Bonjour Gérard

Gérard Ducouret: Bonjour

Claire Cornic: Alors pour commencer, je voudrais savoir comment vous avez été amené à travailler avec le logiciel Microsoft Project ?

Gérard Ducouret: Alors, je me suis toujours intéressé à l’organisation de l’entreprise et quand j’étais en entreprise, particulièrement à l’organisation de mon service, un service achats dans une très grande entreprise pharmaceutique et lorsque sont apparus les logiciels de planification, en particulier Microsoft Project, je me suis tout de suite interessé à ces logiciels-là.

Claire Cornic: Maintenant, cela fait 20 ans que vous travaillez sur le logiciel Microsoft Project, et je voulais savoir quelle est la particularité du logiciel Microsoft Project …français ?

Gérard Ducouret: version française?

Claire Cornic: oui

Gérard Ducouret: Microsoft Project version française a effectivement une particularité, contrairement à toutes les autres versions au monde, anglaise, allemande, chinoise, …il travaille avec un calendrier à 35 heures alors que toutes les autres versions travaillent avec un calendrier à 40 heures, ce qui génère des problèmes dans les entreprises internationales qui ont du mal à gérer ces différents calendriers

Claire Cornic: Alors, c’est un peu la « french touch » (lol)

Gérard Ducouret: Tout à fait, c’est un peu la « french touch » et même dans ce calendrier français qui ne comptabilise que 7 heures par jour, 35 heures par semaine, il y a une pause déjeuner de 2 heures alors que dans toutes les autres versions du monde, le calendrier propose une pause déjeuner d’une heure.

Claire Cornic: Interessant (lol). Alors merci pour cette précision sur la version française de Microsoft Project. Je voulais savoir aussi   comment vous aviez obtenu cette certification très élitiste qui s’appelle la certification MVP (Most Valuable Professionnal) ?

Gérard Ducouret: et bien, suite à toutes mes interventions sur des forums pour répondre à des questions posées par les gens qui ont des problèmes ou suite à l’édition de certains livres sur le sujet Microsoft Project et aussi aux recommandations d’autres MVP, car il y a une possibilité de cooptation donc Microsoft a retenu mes services et puis m’a attribué cette certification. C’était en 2004 pour la première fois et çà s’est renouvelé chaque année depuis. C’est renouvelable année par année, renouvelable ou pas renouvelable.

Claire Cornic: Félicitations pour cette certification. Maintenant, j’aimerais que vous nous décriviez à nos auditeurs la nature des projets sur lesquels vous avez été amené à travailler avec le logiciel Microsoft Project ?

Gérard Ducouret: Je ne suis pas spécialisé sur un type de projet particulier. Je travaille aussi bien sur des projets industriels que sur des projets informatiques, que sur des projets de recherche et développement. Il se trouve qu’en ce moment, je travaille beaucoup sur des projets informatiques mais ce n’est pas du tout obligatoire.

Claire Cornic: Est-ce que vous pourriez plus particulièrement nous parler d’un projet industriel et nous dire quand il a débuté?

Gérard Ducouret: J’ai travaillé il y a quelques temps sur un projet dans l’industrie automobile, il s’agissait de planifier le lancement d’un nouveau véhicule, projet qui s’étalait sur 5 ans et qui devait servir de modèle pour tous les futurs véhicules de l’entreprise en question. C’était un projet qui se décomposait en une centaine de sous-projets car dans Microsoft Project, on peut hiérarchiser les projets, pour lequel je travaillais avec 35 chefs de projet et qui totalisait 14000 activités.

Claire Cornic: Waaaou, 14000 activités, sur combien de mois?

Gérard Ducouret: Moi, j’ai réalisé ce planning en 8 mois et donc le projet lui-même s’étalait sur 5 ans.

Claire Cornic: D’accord. Donc rien que la phase de planification a duré 8 mois

Gérard Ducouret: voila

Claire Cornic: avec le nombre de tâches que vous avez donné, 14000 tâches en 8 mois. Donc l’objectif final de ce projet, c’était donc de produire un nouveau véhicule…

Gérard Ducouret: et surtout le planning de lancement d’un nouveau véhicule, planning ré-utilisable pour les futurs véhicules de l’entreprise en question

Claire Cornic: D’accord, donc en fait vous avez conçu un modèle de planification qui peut être ré-utilisé pour d’autres véhicules.

Gérard Ducouret: Tout à fait. Un modèle.

Claire Cornic: Combien vous étiez à participer à la planification de ce projet?

Gérard Ducouret: J’avais un collègue qui intercédait dans ce planning, plutôt le planning des jalons donc un planning où il n’y avait que des jalons, qui négociait avec toutes les parties prenantes, la Direction en particulier. Moi, je faisais toute la planification hors jalons et je devais me caler à l’intérieur de ces jalons-là.

Claire Cornic: Donc vous étiez deux en fait, à travailler vraiment sur la partie  planification. Est-ce que vous pourriez nous dire comment un chef de projet peut anticiper des dérapages de délai et de risques, et les risques en fait avec l’aide de Microsoft Project ?

Gérard Ducouret: Et bien, tout l’intérêt de l’outil logiciel, si le chef de projet note consciencieusement tâche par tâche avec des points d’avancement réguliers, ce qui est fait, ce qui reste à faire tâche par tâche, phase par phase, jalon par jalon, ils mettent en évidence très facilement dans l’outil logiciel les éventuelles dérives qui impactent des jalons importants et donc cela l’amène à prendre des décisions en fonction de ces problèmes de délais annoncés, il le sait plusieurs mois à l’avance éventuellement. Un gros intérêt de l’outil logiciel.

Claire Cornic: Oui, c’est un des gros intérêts de Microsoft Project. Est-ce qu’il y a quelques fonctionnalités pour vous qui sont vraiment très précieuses pour le planificateur dans Microsoft Project en particulier?

Gérard Ducouret: Toutes les fonctionnalités sont intéressantes. Il y a bien sûr les relations de dépendance, qui sont le B A BA de la planification, qui est souvent mal fait par des gens qui ne connaissant pas la définition de ces relations de dépendance, c’est pourtant le principal mais il y a la gestion de la charge, régler les surcharges dans le cadre d’un lissage, d’un nivellement, bref  en jouant sur les marges des tâches qui sont calculées par l’outil logiciel.

Claire Cornic: D’accord, çà c’est très bien, on voit un petit peu le cœur des fonctionnalités  de Microsoft Project. Et de manière générale, par rapport au métier de planificateur,  selon vous, quelles sont les qualités principales d’un bon planificateur et qu’est-ce que vous conseilleriez à un jeune planificateur débutant sous MS-Project?

Gérard Ducouret: Déja, premièrement, il faut bien connaître le logiciel, le connaître à fond pour pouvoir l’adapter aux besoins du métier où il intervient et comprendre bien sûr le métier des gens qui travaillent sur le projet, le vocabulaire de ses interlocuteurs. La maîtrise du logiciel est bien sûr prépondérante mais ce n’est pas tout, ce n’est pas forcément la partie la plus importante. Le logiciel doit être maîtrisé mais ce n’est pas le facteur déterminant, il faut bien sûr exploiter au mieux les fonctions du logiciel mais le plus important, c’est la relation humaine, la relation de confiance qu’on doit avoir avec tous les interlocuteurs sur le projet.

Claire Cornic: D’accord, très bien, alors merci beaucoup pour cet éclairage, Gérard Ducouret, et bonne continuation dans votre expertise et dans l’expertise que vous apportez à tous vos clients, donc merci d’avoir répondu à toutes les questions et merci à tous les auditeurs d’avoir écouté ce podcast et à très bientôt sur le blog gestion de projet.

Un commentaire

  1. FATOU 17 juillet 2013 à 18 h 56 min - Reply

    Des éclaircissements très clairs sur MS project ‘ merci ‘

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