7 questions à se poser avant d’acquérir un progiciel de gestion de projet

7 questions à se poser avant d’acquérir un progiciel de gestion de projet

Pour augmenter l’efficacité de votre gestion de projet, la mise en place d’un outil est la solution toute trouvée.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, la toute première question à se poser est : « qu’est-ce que je veux améliorer, qu’est-ce qui ne fonctionne pas actuellement… bref : quel est mon besoin ? ».
Voici quelques pistes :

  • Aller plus vite : vous avez une activité qui vous prend une journée et vous voulez la faire en une heure.
  • Automatiser : vous avez des activités récurrentes que vous voulez automatiser.
  • Coordonner : votre société grandit et les post-it ne suffiront plus !
  • Avoir de la visibilité : vous voulez des graphiques pour visualiser l’avancement des projets.
  • Éviter les dérives : les aléas des projets se gèrent bien… s’il sont détectés et traités à temps.
  • Stocker de manière sûre : un  disque dur défectueux peut entrainer la perte de données vitales !
  • Conserver son savoir-faire : vos recrues doivent appliquer le savoir-faire qui fait votre réputation.
  • Faire mieux : des modèles comme Prince2 ont prouvé leur efficacité et vous souhaitez  en profiter.
  • A quel prix : je suis prêt à acheter un outil mais à quel prix et pour quel retour sur investissement ?

Maintenant que vous avez vos attentes en tête voici donc les questions importantes à se poser :

1) la simplicité d’utilisation et le niveau de formation requis
Votre cœur de métier aura toujours de nouvelles et nombreuses problématiques à traiter. Votre futur outillage ne doit pas être un générateur de problèmes ou de complexité supplémentaires.
Faut-il être « geek » pour utiliser l’outil ou est-il accessible à toutes les personnes qui en auront besoin ?
Un fois votre nouvel outil installé et pris en main, il doit se faire oublier. Et si vous rentrez de vacances, vous devez toujours avoir vos réflexes d’utilisation !

2) la technologie (en particulier pour le fonctionnement en mode « connecté »)
L’informatique évolue tous les jours, difficile de distinguer les innovations « de confort » et celles qui vont révolutionner notre vie.
Grâce à l’arrivée des portables et des connexions internet, nous ne sommes plus dépendants de notre bureau et on peut travailler partout.
Veillez à ce que votre outillage fonctionne sur n’importe quel type de support (PC, Mac, tablette voire téléphone) et soit « full web » (gage de garantie pour du multi-support et surtout sans installation).

3) l’adaptabilité à vos besoins immédiats et leur évolution dans le temps
Si vous mettez en place un outil, n’oubliez pas que votre société, vos clients, le marché, … évoluent dans le temps.
Il faut donc répondre à votre situation immédiate mais, si possible, anticiper sur demain.
Il faut que votre outil soit paramétrable, modulable et peut-être aussi vous permette de développer vos futurs modules à façon (comme si vous aviez des macros sous Excel).

4) l’interopérabilité avec d’autres outils
Vous avez besoin de plusieurs outils pour gérer un planning de tâches, stocker des documents, envoyer des mails, gérer un budget, effectuer des campagnes de tests, …
Et  vous aurez sûrement besoin de récupérer des données stockées dans un outil pour les insérer dans un autre.
Attention : un chef de projet peut passer jusqu’à une journée par semaine à collecter des données pour ses reportings !
Veillez donc à prendre en compte les transferts de données entre vos différents outils, en particulier les formats d’échange disponibles (sortie texte, Excel, Power Point, accès à une base de données, …).

5) le savoir-faire et le bon sens de modèles éprouvés
Un peu de philosophie maintenant.
Les outils ne sont efficaces que s’ils sont maniés avec un savoir-faire.
Un outil « brut » comme Excel, sans le savoir faire d’un chef de projet, ne sera pas d’une grande utilité.
Un outil intégrant les principes de Prince2 ou du PMPBOK aura clairement une forte valeur ajoutée.
Regardez donc si l’outillage intègre une méthode qui vous permettra d’augmenter le taux de réussite de vos projets.

6) le support et le conseil
Le support peut être la hotline d’un éditeur, un forum utilisateurs, un expert interne, …
A noter que la notion de support est souvent comprise comme purement technique (installation d’un outil, paramétrage, sauvegarde des données, …).
Mais il est très important d’avoir un support fonctionnel et méthodologique (c’est-à-dire la capacité à bien exploiter ou adapter un outil en fonction de votre organisation ou de la  typologie de vos projets).

7) le prix
Il y a bien sûr le prix d’acquisition de l’outil mais d’autres coûts peuvent s’y greffer :

  • l’achat d’un serveur
  • le paramétrage initial mais aussi le récurrent (par exemple l’ouverture d’un nouveau projet)
  • la formation des utilisateurs
  • la migration ou la récupération de données
  • la sauvegarde des données et le maintien d’un niveau de disponibilité suffisant
  • la mise à jour vers une nouvelle version de l’outil

Et en complément, sachez que de nouveaux modes de vente et d’utilisation sont disponibles :

  • facturation en SaaS (« Software As A Service ») : permet, quand l’outillage est conçu sous forme de modules, de ne prendre (et donc ne payer) que ceux dont vous avez besoin.
  • utilisation en Cloud : la partie serveur est installée chez un hébergeur professionnel, vous y accédez via internet. Cette option a le grand intérêt de vous affranchir de la partie technique !

Enfin sachez que pour être sûr de votre choix avant de franchir le cap de l’acquisition, il est recommandé de passer par une phase de POC (« Proof Of Concept ») où vous pourrez tester sans risque l’outil qui vous intéresse dans un environnement représentatif de vos conditions de travail.

Comment mettre en place et bien mener un POC ? Rendez-vous au prochain article !

Joris Thomassin

Copyright photo : © peshkova – Fotolia.com

2 Commentaires

  1. Estelle 26 août 2014 à 12 h 01 min - Reply

    Merci pour cet article qui nous fait nous poser les bonnes questions avant l’achat. Pour avoir sauté le pas, je pense que le plus dur est de prendre l’habitude de s’en servir, mais une fois que c’est fait ça change la vie !

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