Organiser son espace de travail pour être plus efficace et moins stressé

Organiser son espace de travail pour être plus efficace et moins stressé

Voici un article invité de Dominique D. du blog Projet changer de vie

Votre bureau est l’endroit où vous passez le plus de temps au travail. Il est supposé contribuer à votre productivité. Est-ce toujours le cas ?

Il est indéniable que prendre le temps de s’organiser peut vous faire gagner du temps à long terme. Vous vous épargnerez tout embarras si votre supérieur hiérarchique (ou toute autre personne) vous demande un document important et que vous gaspilliez une heure à le chercher.

De plus, un espace encombré perturbe l’attention.

Être organisé peut réduire la quantité de stress que vous pouvez ressentir à la vue de la somme de travail à effectuer.

En outre, un espace de travail bien rangé montre une capacité à effectuer plusieurs tâches tout en restant organisé.

En revanche, travailler en permanence dans le désordre peut sérieusement nuire à votre crédibilité.

Comparez votre espace de travail à un cockpit d’avion. Si vous ne pouvez pas atteindre les commandes rapidement, vous êtes déjà en difficulté avant même d’avoir décollé.

Voici quelques étapes simples qui rendront votre bureau propice à un niveau plus élevé de productivité.

 

1. Recensez tout ce qu’il y a dans votre espace de travail et enlevez le superflu

C’est la première chose que vous avez à faire.

Répertoriez tout ce que vous avez sur votre bureau pour distinguer le nécessaire de l’inutile.

Vous allez ensuite hiérarchiser les objets en mettant des codes couleurs à l’aide de post-it par exemple.

Une couleur pour les objets non utilisés et à jeter. Une autre pour les documents non utilisés mais à conserver. Un papier couleur pour les documents en cours.

Y a-t-il des objets que vous utilisez moins d’une fois par semaine comme la perforeuse ? Ceux-ci devraient être rangés dans une armoire ou un tiroir de fournitures à bureau.

Si vous ne voulez pas voir la paperasse s’accumuler sur ce dernier, conservez sur votre téléphone, sur votre calendrier et agenda personnel les délais et notes de réunion.

N’oubliez pas de toujours sauvegarder vos documents en cas de panne de votre ordinateur, sur un disque dur externe ou une clé USB.

Quel élément n’avez-vous pas utilisé depuis un moment ? Mettez de côté les documents ou livres dont vous n’avez pas une utilité quotidienne.

Cette étape consiste donc à identifier les éléments les plus importants à avoir à portée de main comme le matériel, les documents et les fournitures que vous utilisez tous les jours.

 

2. Rangez, compartimentez et classez par catégories

Vous allez organiser votre bureau en vue de rentabiliser le fonctionnement.

Faites en sorte qu’il y ait une place pour chaque chose.

Organisez votre bureau en trois zones de fonction :

a- Une pour le téléphone, le bloc-notes (utile pour noter lorsque que vous êtes au téléphone), le calendrier, l’ordinateur et l’imprimante et quelques fournitures de bureau, comme les stylos, ciseaux etc. Tous ces éléments doivent être à portée de main pour minimiser les mouvements.

b- Une pour les dossiers en cours.

c- Une troisième pour les papiers divers.

Vous allez classer vos fichiers en deux catégories : actifs et inactifs.

a- Les fichiers actifs (que vous utilisez au moins une fois par jour) seront accessibles sur votre espace de travail et classés dans des chemises à dossiers ou classeurs ou encore dans des bannettes. Utilisez des codes couleurs pour l’organisation de vos dossiers. N’oubliez pas de donner un titre à tous vos dossiers et classeurs.

b- Les fichiers inactifs seront stockés dans des boîtes de rangement étiquetées ou  dans des chemises suspendues à onglets dans des tiroirs ou sur des étagères.

Ce travail permet de diminuer le temps passé à fouiller dans des piles de fichiers inactifs.

Classez intelligemment. Utilisez des boîtes de stockage pratiques adaptées à votre mode fonctionnement.

Rangez vos tiroirs. Placez les objets utilisés ensemble dans le même tiroir (timbres et enveloppes … etc.). Rangez vos fournitures de bureau toujours au même endroit. Prévoyez quelques fournitures de réserve pour celles que vous utilisez le plus.

L’idéal serait aussi d’avoir à la portée de vos visiteurs, une boîte de réception courrier et une autre d’envoi.

Si vous travaillez avec d’autres personnes, ces visiteurs doivent savoir où placer les documents en votre absence, de façon à ce que vous puissiez les traiter lors de votre retour.

Les éléments de cette boîte de réception doivent être traités chaque jour. Chaque soir, elle doit être vide. La boîte de réception doit être placée dans une zone facile d’accès pour vous et pour vos visiteurs.

 

3. Nettoyez votre espace de travail et entretenez-le

Votre bureau est un outil de travail à part entière et doit être nettoyé et rester propre. C’est plus agréable pour vos yeux et c’est une marque de respect pour les autres.

Prenez le temps de nettoyer votre bureau, les tiroirs, dépoussiérez l’écran de votre ordinateur, désinfectez le clavier régulièrement (nid à bactéries).

Évitez de déjeuner sur votre bureau.

Faites tout pour garder votre espace de travail propre. Adopter un rythme quotidien. Quel plaisir d’arriver le matin dans un endroit propice au travail et de se sentir directement opérationnel !

Chaque objet, chaque document doit-être remis à sa place après utilisation.

Vous devez immédiatement décider de ce que vous allez faire de vos imprimés.  Doivent-ils aller à la poubelle (présente à coté  de votre bureau et à portée de main) ? Doivent-ils induire une action de votre part ? Dans ce cas consignez l’action à effectuer sur un post-it que vous collez sur le document et classez-le dans la pile des choses à faire.

Dans le cas contraire, vous archivez vos fichiers.

Prévoyez 5 à 10 minutes chaque soir, pour remettre de l’ordre sur votre bureau.

Facilitez le nettoyage des agents d’entretien…..

Prévoyez dans votre planning ce rendez-vous quotidien consacré à ranger votre bureau.

Accordez-vous une journée archives (nettoyage de printemps) des dossiers et des matériels qui sont à archiver, pilonner ou à rebuter.

 

En Conclusion

Un espace de travail encombré est la porte ouverte à de multiples inquiétudes et donc de l’anxiété.

Les papiers s’accumulent sur le bureau. On n’arrive plus à distinguer ce qui exige une action de ce qu’il faut archiver.

Certains documents importants peuvent être noyés dans la masse, voire oubliés.

En rangeant et en optimisant son espace de travail, on a moins de préoccupations, on perd moins de temps et on accroît sa productivité.

Alors n’hésitez pas à désencombrer, éliminer, ranger, archiver, nettoyer, entretenir.

Vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’essentiel.

Dominique D.

Copyright Photo : © jtrollins – Fotolia.com

5 Commentaires

  1. Claire 28 décembre 2012 à 16 h 17 min - Reply

    Merci Dominique pour ces conseils plein de bon sens. C’est la base de tout chef de projet d’organiser son espace de travail et son temps pour pouvoir gérer ensuite plus efficacement les projets qui nous sont confiés.

  2. ludovic 30 décembre 2012 à 14 h 36 min - Reply

    Merci pour cet article. Dans mon entreprise on est de plus en plus incité a faire du 5s et cela y participe.
    Le rangement permet aussi d’être crédible lorsque des gens viennent dans votre bureau.

  3. ARCE Pierre 1 septembre 2014 à 22 h 46 min - Reply

    Merci pour cet article complet et pertinent. Peut être hors sujet par rapport au corps de l’article mais pour être plus efficace et moins stressé, ne pas oublier de maîtriser l’ambiance sonore des open spaces.

  4. Jacques 14 novembre 2014 à 11 h 54 min - Reply

    Merci pour toutes ces infos pertinentes. Il est vrai que le rangement est primordial ! Pour ma part, j’ai investi dans une armoire range dossier et tout le monde est satisfait.

  5. Cathia 13 janvier 2016 à 9 h 59 min - Reply

    C’est vrai qu’il faut un endroit plus agréable pour mieux travailler. En tout cas, je trouve que ton article est génial.

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