Portefeuille de projets : La gestion de projet par étapes, d’Hugues Marchat

Portefeuille de projets : La gestion de projet par étapes, d’Hugues Marchat

Aujourd’hui, nous allons parler d’un ouvrage dont l’auteur est bien connu en gestion de projet pour ses guides méthodologiques, il s’agit d’Hugues Marchat, et de son ouvrage la gestion de projet par étapes, portefeuille de projets.

Il s’agit d’un guide méthodologique  destiné à vous, directeur/directrice de projet, chef de projet, manager ou encore consultant(e), pour vous aider non seulement à mettre en place le portefeuille de projets de votre organisation mais surtout à le suivre ensuite.

L’ouvrage est construit en trois phases successives :

  • Partie 1 : Présentation de la méthode
  • Partie 2 : Les outils
  • Partie 3 : Les modèles (exemples concrets de l’application des outils à un contexte organisationnel)

Le guide méthodologique est constitué de 10 fiches. Pour chacune des fiches, vous trouverez un descriptif synthétique récapitulant : le ou les acteurs concernés par la fiche (actionnaires, Direction Générale, Directeurs de Centre de Profits, Directeurs de projets, chefs de projet, directeurs fonctionnels, … ), la liste des outils possibles pour mettre en œuvre la méthode préconisée dans la fiche, les actions à entreprendre pour celui qui réalise la fiche, des écueils à éviter et une liste de conseils.

Remarque : les modèles peuvent être téléchargés gratuitement dans la colonne de droite de cette page.

Une méthode comporte un certain nombre d’apports :

  • un langage commun aux acteurs qui l’utilisent
  • une garantie de reproductibilité de la façon de faire
  • une limitation des oublis
  • un fil rouge et un garde-fou pour celui qui l’utilise

Présentation de la méthode :

— Décliner > Construire > Piloter > Capitaliser —>

Voici dans le schéma ci-dessous les intitulés des 10 fiches et leur ordonnancement.

 

Fiche 1 : Prendre en compte le Plan Stratégique

– Lire le Plan stratégique et résumez les principes généraux et les objectifs.
– Rencontrer les dirigeants et classez avec eux les priorités
– Reformuler les axes stratégiques de manière opérationnelle
– Faire le Bilan des axes stratégiques précédents
– Interviewer les différents acteurs impliqués : Direction Générale, Directeurs, Managers, Coordinateurs de projets, chefs de projets, …
– Prendre en compte les projets déjà élaborés
– Lister les projets en cours et les intégrer dans les portefeuilles

Fiche 2 : Décliner la stratégie en plan d’actions

– Décomposer les objectifs en axes stratégiques
– Décomposer les axes thématiques en actions
– Prioriser les actions
– Construire le Plan d’actions en corrélant les actions entre elles
– Faire valider le Plan d’actions par la Direction Générale

Fiche 3 : Décliner le Plan d’actions en portefeuilles

– Choisir les managers
– Faire une liste des grands projets par portefeuille thématique
– Prendre les différentes thématiques du plan d’action et les décliner par portefeuille
– Demander aux porteurs de portefeuilles d’évaluer leur capacité à mener des projets
– Arbitrer entre les portefeuilles et communiquer

Fiche 4 : Construire les portefeuilles

– Le découpage en projets des grands projets nécessite de faire une première liste des chefs de projets disponibles pour les porter.
– Le planning consolidé des projets doit être fait au niveau du portefeuille et ensuite au niveau des thématiques. Cette consolidation se fait pour vérifier l’enchainement des projets entre eux et identifier les interdépendances (on peut utiliser un logiciel de gestion de projet pour effectuer un macro-planning).
– Proposer des arbitrages entre projets et privilégier ceux qui répondent le plus aux objectifs généraux du portefeuille

Fiche 5 : Construire les fiches projet

– Définir le but de chaque projet
– Lister les livrables attendus
– Définir le macro-planning de chaque projet
– Définir le macro-budget de chaque projet
– Évaluer la faisabilité globale de chaque projet

Fiche 6 : Affecter les chefs de projet aux projets

– Présenter à chaque chef de projet les projets à piloter
– Communiquer aux chefs de projet la nature du portefeuille et le plan stratégique
– Rédiger des notes de cadrage des projets par le chef de projet
– Consolider les projets du portefeuille au niveau de la planification
– Effectuer des arbitrages entre les projets
– Ne pas débuter le projet avant la validation de la note de cadrage
– Récupérer les macro-plannings des projets et effectuer une consolidation pour voir si c’est en adéquation avec les objectifs généraux du portefeuille

Fiche 7 : Mettre à jour les tableaux de bord

– Relancer les chefs de projet pour le reporting
– Mettre à jour les données de planification et de budget
– Qualifier les résultats des projets
– Qualifier les résultats des chefs de projets
– Consolider les données et préparer les arbitrages

Fiche 8 : Animer les réunions

– Planifier sur un an des Comités de pilotage
– Animer les réunions de suivi des portefeuilles une fois par mois
– Faire un focus sur un portefeuille un mois donné puis tourner
– Demander à chaque responsable de portefeuille de présenter son portefeuille
– Animer les réunions de présentation des projets
– Rédiger les compte-rendus des projets
– 30 minutes pour un chef de projet : 20 minutes de présentation d’un projet et 10 minutes de questions/réponses
– Rédiger les compte-rendus de réunion
– Communiquer les arbitrages généraux

Fiche 9 : faire le bilan annuel

– Reprendre les relevés de décision de l’année
– Comparer les résultats obtenus avec les résultats prévus pour chaque projet, pour le portefeuille
– Rédiger les Bilans, présentation des objectifs, Reste A Faire, commentaires… Annexes (tableaux de bords, plannings, budgets, …)
– Proposer et communiquer des actions correctives

Fiche 10 : faire le bilan global

– Vérifier que les bilans de projet sont tous réalisés
– Faire la liste des projets restants ou qui ont échoué
– Faire évaluer l’état final des projets par les Chefs de projet et les responsables de portefeuille
– Analyser les résultats par portefeuille
– Présenter le Bilan du Plan global
– Archiver les éléments du Plan

Ce que j’ai apprécié dans cet ouvrage, c’est qu’il montre notamment l’articulation entre le Plan stratégique, le Plan d’action, la constitution des portefeuilles de projet et la naissance des fiches projet.

Pour en savoir plus et vous procurer cet ouvrage, vous pouvez suivre ce lien vers Amazon.

N’hésitez pas à laisser votre commentaire sur le sujet de la constitution des portefeuilles de projets.

Claire Cornic

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