Pourquoi preparer la certification PMP par Julien Bordas

Pourquoi preparer la certification PMP par Julien Bordas

Julien Bordas chef de projetJulien Bordas est chef de projet dans le secteur de la publicité et des médias, chez Medias et Regies Europe qui est la branche Medias et Regies de Publicis Groupe. Il nous livre au cours de cette interview dans un premier temps les secrets de la réussite de son projet de mise en place d’un ERP au sein de sa société puis dans un second temps ce qu’il retire de la préparation de la certification PMP (Project Management Professional).


Podcast de l’interview

Vous pouvez écouter l’interview sous forme de Podcast. Toutes mes excuses pour les parasites sonores qui s’estompent à partir de le seconde moitié de l’interview, nous nous trouvions en effet dans un salon de thé assez bruyant. Mais on nous entend quand même bien.

Faites un clic droit sur le lien ci-dessous et sélectionnez “enregistrer la Cible du lien sous” pour sauvegarder le fichier MP3 sur votre ordinateur ou votre smartphone: Podcast de l’interview de Julien Bordas

Vous pouvez aussi écouter le Podcast directement sur le blog:

Points clés de cette interview

  • Bien choisir ses quelques indicateurs de pilotage, la qualité prime sur la quantité
  • Passer en méthode agile pour faire des livraisons plus fréquentes et ainsi livrer une application qui répond véritablement aux besoins des utilisateurs
  • Lire le PMBOK si vous faites partie de tous ceux qui veulent progresser en gestion de projet. La préparation de la certification n’est accessible que pour les chefs de projets qui peuvent justifier de plusieurs milliers d’heures de travail en gestion de projet.

ENTRETIEN AVEC JULIEN BORDAS – retranscription texte de l’interview

Claire Cornic :Bonjour et bienvenue sur le blog-gestion-de-projet.com. Aujourd’hui,    j’accueille Julien Bordas qui travaille depuis cinq ans pour Medias et Regies Europe. Bonjour Julien

Julien Bordas :Bonjour

Claire Cornic :Alors Julien, j’aimerais que vous nous décriviez la nature des projets sur lesquels vous avez été amené à travailler

Julien Bordas :Dans mon travail actuel ?

Claire Cornic :Actuellement, depuis cinq ans ?

Julien Bordas : J’ai travaillé essentiellement sur un seul projet qui était la refonte de l’ERP de l‘entreprise que j’ai intégré au tout début du projet, c’est-à-dire que les phases de pré-études étaient à peine bouclées et je suis arrivé pour faire le cahier des charges, monter une équipe MOA, faire le tour des utilisateurs, faire le cahier des charges et ensuite faire développer en nouvelles technologies, en Java J2E. C’est un projet assez délicat qui a pris trois ans.

Claire Cornic :Quel éditeur avez-vous choisi pour l’ERP ?

Julien Bordas :On n’a pas choisi d’éditeur particulier, on a fait du spécifique,  car on est dans des métiers très particuliers. Les progiciels existants ne permettaient pas de gérer toutes nos contraintes. On l’a fait nous-même. On l’a sous-traité, grâce au cahier des charges, aux spécifications et ensuite on a choisi Bull Services, le centre de Paris, après un processus complet d’appel d’offres.

Claire Cornic :Et au départ, au démarrage de votre intervention, est-ce que vous aviez une base documentaire avec des exemples de livrables et notamment des cahiers des charges qui auraient servi pour d’autres projets ?

Julien Bordas :Non, dans l’entreprise où je suis arrivé, il n’y avait pas çà, pas ce genre de documents et cela faisait bien longtemps qu’il n’y avait pas eu ce genre de projet et je pense que çà s’était un petit peu perdu. Je suis reparti de mes expériences précédentes, avant je travaillais pour la Défense, dans le secteur militaire, là, par contre, j’avais eu la chance d’avoir plein de documents internes de qualité, là pour le coup un peu trop riches, probablement un peu trop épais mais au moins j’avais toute la base et donc je suis plutôt reparti de çà en les adaptant au cas de ce projet.

Claire Cornic :Très bien. Est-ce que vous avez utilisé pour ce projet un logiciel de gestion de projet ?

Julien Bordas : Oui, les plannings étaient faits sous Microsoft Project.

Claire Cornic :Et vous avez eu une formation à Microsoft Project?

Julien Bordas : Non, je l’avais déjà utilisé avant et je ne m’en suis pas servi de façon très avancée et j’utilisais un autre logiciel, un truc très simple, gratuit, Activity Manager qui est très pratique et qui là par contre va me permettre de consolider les activités par personne et de vérifier où j’en suis des budgets. Ce qu’on pourrait faire aussi dans Microsoft Project mais je trouve trop lourd et compliqué.

Claire Cornic :Vous utilisiez des indicateurs de suivi de projets ?

Julien Bordas :Oui, bien sûr

Claire Cornic :Lesquels aviez-vous sélectionnés ?

Julien Bordas : Déjà le suivi des consommations par poste, c’est-à-dire que le projet, on l’avait découpé en un certain nombre de lots et de tâches et on avait budgété chacun de ces lots de travaux. Le principal indicateur, c’était sur chaque lot, le temps passé par rapport à ce qui était prévu ainsi qu’une évaluation du reste à faire. Et ensuite, les autres indicateurs, c’étaient bien évidemment les jalons, les dates des jalons, les replanifications par rapport à ce qu’on évaluait en terme de reste à faire.

Claire Cornic :Est-ce que ce projet est terminé aujourd’hui ?

Julien Bordas :Oui, il est terminé, on l’a mis en prod il y a un peu plus d’un an.

Claire Cornic :Et quels ont été pour vous les facteurs clé de succès, puisqu’apparemment il a bien fonctionné, est-ce que vous aviez l’appui de votre direction, une équipe projet bien dimensionnée ?

Julien Bordas : Je pense que comme dans la plupart des projets qui réussissent, il y avait globalement à peu près tout ce qu’il fallait, c’est-à-dire je ne pense pas qu’il y ait un facteur qui ait dominé plus que les autres. La Direction s’est impliquée et est restée impliquée tout au long du projet, on a eu la chance d’avoir une équipe très motivée, très intéressée, que çà soit en interne, que ce soient nos utilisateurs qui recevaient ou que ce soient nos partenaires de Bull, tout le monde était assez mobilisé et est resté bien concentré, je pense que c’est globalement un tout qui fait qu’on s’en est bien sorti.

Claire Cornic : Est-ce-que vous aviez quand même identifié au cours du projet des risques et si oui, comment y avez-vous fait face ?

Julien Bordas : Le principal risque pour nous, c’était de livrer un logiciel qui ne correspond pas tout à fait aux attentes des utilisateurs. Donc on a choisi de le faire en faisant des livraisons assez régulières, assez rapides en les présentant aux utilisateurs pour avoir leurs retours le plus tôt possible.

Claire Cornic :Là, on rentre justement dans le cadre d’une méthode agile

Julien Bordas : Oui, voila, c’était l’idée. Le problème, c’est qu’on avait une contrainte, à contractualiser un  forfait. Or, il s’avère que des méthodes agiles au forfait, j’en ai entendu parler mais concrètement moi pour l’avoir vécu, çà ne marche pas bien, c’est très délicat de faire un engagement de résultat tout en disant que durant le projet, on va se permettre de modifier le contenu. C’est très particulier, je ne sais pas comment faire. Finalement nous, on l’a fini en régie, c’est-à-dire qu’on a fait l’essentiel du travail au forfait selon des spécifications en modélisant les écrans mais sur la fin, avant la mise en prod, quelques mois avant, on l’a terminé en régie avec l’équipe de prestataires en interne pour vraiment pouvoir se concentrer sur nos jalons de mise en prod et être sûr qu’on ne faisait que ce qui était nécessaire et qu’on s’orientait vraiment là-dessus, c’est-à-dire que toutes les deux semaines, on pouvait modifier vraiment le contenu en fonction des problématiques Business, on a même pu en intégrer certaines à la dernière minute donc oui, c’était vraiment intéressant, même si on avait essayé de démarrer au forfait.

Claire Cornic :et est-ce que vous aviez accusé beaucoup de retard sur ce projet ?

Julien Bordas : Oui, alors, on a accusé beaucoup de retard, on a démarré avec un an de retard par rapport à ce qui était prévu initialement. Avec le recul, je pense que l’évaluation initiale était sous-estimée par rapport à l’ampleur du projet et puis il y avait un peu trop de méthode Coué dans le premier planning. Voilà, on a rencontré pas mal de difficultés et on a surtout décalé d’un an parce qu’on faisait un démarrage Big Bang sur un ERP et que pour des raisons comptables et de non reprise de données, on est obligé de démarrer sur un exercice comptable donc je veux dire même si on avait eu 8 mois d’écart, on aurait quand même démarré avec un an d’écart.

Claire Cornic : à cause du report à nouveau en fait

Julien Bordas : çà, et surtout qu’on a fait le choix, en accord avec la Direction, pour économiser, de ne pas développer de reprise de données, c’est-à-dire qu’on est parti du principe que l’ancien ERP allait mourir, allait finir l’exercice comptable et le nouvel ERP allait démarrer le suivant. Et donc pour transférer, parce qu’on a un métier assez spécifique, une fois que l’année est lancée, on ne peut pas démarrer fin février ou fin mars, on est obligé d’avoir toutes les données depuis le début de l’année. On a tout un tas de règles de gestion très particulières. Démarrer en cours d’année signifiait qu’on lançait certains modules mais on était capable dans le nouvel ERP d’aller consulter et gérer des informations de l’ancien ERP qui auraient donc démarré l’année. On avait fait le choix de ne pas développer çà pour économiser ces interfaces-là donc quelque part cela voulait dire que voilà, on démarrait avec un exercice comptable.

Claire Cornic : Alors, Julien, que pensez-vous des logiciels de gestion de projet avec lesquels vous travaillez dans votre société ? Vous m’avez parlé tout à l’heure de Microsoft Project et d’Activity Manager.

Julien Bordas : On m’a plusieurs fois demandé de maintenir à jour le planning dans Microsoft Project. Finalement, cela ne tient jamais bien longtemps. C’est plus un élément dans mon expérience, attention, je ne veux pas faire de généralité, c’est plus un élément qui permet de rassurer et d’avoir une certaine vision que de réellement faire un suivi. En fonction de la granularité des tâches et en fonction de l’agilité et de la souplesse qu’on veut avoir, on peut se retrouver très vite à passer beaucoup de temps à le maintenir à jour et dans mon cas, si je passe plus d’une demi-journée par semaine à consolider des informations de pilotage, je considère que c’est trop. Je travaille avec des équipes qui ont des tailles raisonnables, cela monte rarement au-delà de 8 à 10 personnes et je ne conçois pas de passer une ou plusieurs journées à faire de la consolidation d’informations pour du pilotage. Quand on est vraiment en Agile, j’essaye vraiment de réduire mes indicateurs, en fonction de la phase de me concentrer sur les quelques indicateurs importants, qu’ils soient partagés par l’équipe et par la Direction, et de ne pas perdre trop de temps à consolider tout et n’importe quoi pour faire plaisir, pour faire des tableaux, parce que finalement ce qui compte, c’est que les jalons soient franchis à temps et que les gens soient satisfaits. Je suis dans un environnement, je travaille dans le secteur de la publicité des médias, où la principale priorité, c’est d’être réactif. Il faut savoir se positionner très rapidement. C’est un marché très changeant, les choses bougent. Dans le cadre du cinéma, il y a le passage au numérique qui fait que le métier se transforme complètement. Ce que la Direction attend de son informatique, c’est que l’informatique suive ce mouvement, cette mutation donc finalement, c’est la méthode agile qui convient le mieux et quand on est vraiment en agile, les indicateurs, un certain nombre de choses, il faut essayer de trouver le stricte nécessaire, pas de sur-qualité, pas de tableaux de bord inutiles, pas de consolidation, de choses qui ne servent à rien. Un indicateur qu’on finit par ne pas regarder ou qui ne permet pas de prendre une décision, c’est qu’il ne sert à rien donc le temps qu’on a passé à le consolider, à le mettre à jour, c’est du temps qu’on a perdu.

Claire Cornic : Ce que j’appelle du reporting cosmétique mais en fait, cela n’a pas de sens.

Julien Bordas: C’est çà, c’est de la sur-qualité. C’est du travail qui n’est pas utile, il faut l’éliminer.

Claire Cornic : Alors Julien, je voudrais aussi vous parler des formations que vous avez suivi pour devenir chef de projet et en particulier de la formation PMP (Project Management Professionnal). Est-ce que vous pourriez nous en dire un petit peu plus sur ce sujet, sur ce qui vous a amené à préparer la certification PMP ?

Julien Bordas: Alors j’ai un diplôme d’Ingénieur en informatique et j’ai eu dans mes cours quelques cours en gestion de projet. Dans mon emploi précédent, j’ai eu l’occasion de monter en compétences et d’avoir quelques responsabilités donc de gérer quelques projets de plus en plus importants et de plus en plus à partir de la phase amont et là sur le projet dont on parle depuis tout à l’heure sur cet ERP, là, j’ai dû vraiment faire de la gestion de projet à un niveau intéressant. J’ai beaucoup rencontré de personnes, de collègues qui avaient beaucoup d’avis sur la façon de gérer un projet, qu’est ce qu’il faut faire et qu’est ce qu’il ne faut pas faire et finalement j’avais beaucoup de mal à recouper, à savoir comment faire, finalement tout le monde a son avis, j’avais du mal, je cherchais vraiment une référence qui soit vraiment forte et qui fasse bien le tour de la question

Claire Cornic : un standard en fait

Julien Bordas: exactement un standard, alors je sais qu’il y a la méthode Prince2. En France, il y a l’AFITEP qui fait quelque chose je crois et j’avais bien vu que PMI était quelque chose de vraiment gros, d’international et qui semblait proposer une vraie base très forte, très intéressante, donc j’ai demandé une formation pour la préparation de la certification, c’est 5 jours de formation en plusieurs échéances. J’ai fait ça chez Cegos dans Paris, entre Novembre et Avril passés et j’ai vraiment trouvé ça très très intéressant. Alors il faut désapprendre certaines choses, ils utilisent une sémantique qui parfois peut être assez déroutante. Ils- j’entends le PMBok– repartent assez loin du projet, remettent les choses bien à plat, le décompose comme il faut.

Claire Cornic : Excusez-moi, est-ce que vous pourriez expliquer à nos auditeurs qu’est-ce que le PMBok ?

Julien Bordas: Le PMBok, c’est le corpus des connaissances en gestion de projet, c’est vraiment un guide, c’est pas du tout une méthode à suivre absolument, on ne dit pas absolument, étape par étape ce qu’il faut faire

Claire Cornic : est-ce que c’est un guide des bonnes pratiques, des définitions, des concepts ?

Julien Bordas : Oui, il y a un certain nombre de bonnes pratiques, il y a beaucoup de concepts et ce livre décompose en fait toutes les activités du management de projet en un certain nombre de domaines de compétences et de processus. Il y a 42 processus mais ils ont décomposé tout ça et sur chacun de ces processus, ils indiquent ce qui est le standard, ce que les milliers de chefs de projet, qui ont remonté des informations au PMI, leur ont apporté en terme de capitalisation d’expérience et donc le PMBok dit voilà dans ce cas-là il y a plusieurs outils et techniques qu’on peut utiliser, dans telle situation, il vaut mieux faire ça, c’est ce qui semble le mieux marcher, dans telle situation, c’est plutôt ça mais maintenant, ça n’est qu’un guide, c’est-à-dire que pour chaque projet c’est bien de choisir en fonction de sa situation, du contexte du projet, du projet, de la où il en est, d’aller puiser là-dedans ou ailleurs ou dans la littérature pour trouver ce qui va être le plus efficace et le plus efficient dans son projet

Claire Cornic : D’accord

Julien Bordas: D’accord. En revanche, le PMBok impose quand même une certaine décomposition de son projet qui a aussi l’avantage de poser une fois pour toutes ce qu’on appelle le périmètre du management de projet et on voit bien que çà part de très loin, ça prend en compte énormément de composantes et ça permet de mettre vraiment un cadre et je dirai que dans un premier temps moi ce que ça m’a vraiment apporté, je ne suis pas encore certifié mais j’ai vraiment travaillé, j’essaye de m’entrainer régulièrement à la certification. Je dirais qu’avant dans les projets, je pouvais oublier certaines choses, de ne pas les faire, il s’agissait en fait de non décisions. Je ne savais pas qu’il fallait se poser les questions. Ce que cela m’a apporté dans un premier temps, c’est vraiment cette couverture en terme de processus et ce qui me permet aujourd’hui quand je démarre un nouveau projet d’être sûr de passer à peu près partout et de me poser toutes les questions que l’on doit se poser, voila. Ensuite, comme tout le monde, je peux donner les mauvaises réponses mais au moins le PMBok apporte ça. En tout cas, c’est ce que moi j’ai le plus retiré la-dedans et parce que dans mes expériences précédentes, il est arrivé que je fasse certaines choses toute simplement parce que je n’avais pas vu qu’il y avait une décision à prendre, cela me paraissait évident, j’étais tout droit vers une solution non en fait là le PMBok apprend là il y a plusieurs façons de faire

Claire Cornic : Justement maintenant vous êtes en train de préparer cette certification PMP qui passe par l’apprentissage du PMBok, enfin par la lecture et l’apprentissage. Est-ce qu’aujoud’hui vous savez quand vous allez passer l’examen, c’est encore un peu tôt ?

Julien Bordas: Il faudrait que je le passe avant les vacances, ça serait bien donc entre mi-Juillet et fin Juillet, c’est l’objectif que je me suis donné

Claire Cornic : et aujourd’hui, quelles sont vos attentes par rapport à cette certification, est-ce que vous souhaitez obtenir un meilleur poste, une revalorisation salariale ou alors tout simplement conserver votre poste actuel? Quelles sont vos attentes par rapport à cette certification PMP ?

Julien Bordas: Ma principale attente, c’est ce que je vous présentais tout à l’heure, c’est vraiment de connaître un grand standard et de pouvoir enfin dire à tout un tas d’interlocuteurs qui ont toujours envie d’expliquer que eux ils feraient différemment et que eux ils savent gérer un projet de leur dire, non, voilà, là moi j’applique les standards et on discute sur les vraies choses. La première chose pour moi, c’était de m’appuyer et de me dire ce que je vais mettre en place sur mes projets, ce que je vais faire, je vais les faire à partir d’une base qui est une vraie référence internationale c’était la première chose pour moi et sans même être certifié j’en tire déjà les fruits puisque dans ma vie de tous les jours, beaucoup de choses me paraissent beaucoup plus claires, que ça soit avec mes équipes ou ma Direction ou les utilisateurs. Ensuite, évidemment, la certification PMP, c’est un vrai plus sur le CV, pas tant que ça en France, beaucoup plus à l’international donc je sais que si jamais il me prend l’envie d’aller voir à l’extérieur des frontières et de faire quelque chose dans le domaine de l’IT, la certification PMP, je pense pourra être un vrai tremplin. En interne dans ma société aujourd’hui, j’ai globalement la reconnaissance que j’attends. Je vais plus m’en servir pour éventuellement moi, à mon tour, dispenser un certain nombre de formations de bonnes pratiques à des collègues qui sont en train de devenir chefs de projet ou qui veulent le devenir mais l’objectif initial, c’était savoir ce qu’il fallait faire.

Claire Cornic : en fait, avoir un langage commun parce que justement on s’appuie sur des standards et aujourd’hui pour préparer cette certification, combien d’heures par semaine vous y consacrez en fait ?

Julien Bordas: Je consacre de deux à six heures par semaine, essentiellement le dimanche apres-midi, c’est le temps de faire quelques sessions d’entrainement vu que Cegos met à notre disposition une plate-forme de tests avec une batterie assez riche de tests qui simule complètement l’examen et donc, c’est faire les tests et ensuite regarder toutes les questions

Claire Cornic : ça, vous le faites en e-learning ?

Julien Bordas: oui, c’est ça, tout à fait, c’est-à-dire que la formation, c’était du présentiel et ils ont des modules e-learning dont je ne me suis pas du tout servi. De toute façon, c’est assez simple, ce sont des QCM, donc c’est passer des batteries de tests et puis derrière regarder, que l’on ait juste ou que l’on ait tort, il faut regarder, on peut avoir raison par hasard, je travaille avec le PMBok sous les yeux et je prends des notes

Claire Cornic : et du coup, est-ce que vous conseilleriez à des graines de chefs de projets dans votre domaine de passer aussi cette certification PMP ou c’est quelque chose qui doit intervenir un peu plus tard en cours de carrière selon vous

Julien Bordas: Alors, le réponse est très simple, c’est que de toute façon, il n’est pas possible d’être certifié tant que l’on n’a pas acquis un certain nombre d’expériences. Il y a un pre-requis à la certification qui est, je travaille de mémoire, 3500 heures en gestion de projet qu’il faut savoir prouver et justifier. Tant qu’on n’a pas ça, de toute façon, on ne peut pas être certifié.

En revanche, je conseillerais fortement à tous ceux qui veulent faire de la gestion de projet de récupérer un PMBok, c’est un peu raide à lire mais cette formation je pense elle serait saine pour tout le monde. La certification a une valeur qui va au-delà de la simple connaissance et des procédures et c’est pour ça, je pense que le PMI veut que les gens aient de l’expérience pour éviter l’effet bachotage, je sors d’une Ecole, je bachote, je connais et donc je dis que je suis PMP donc d’un seul coup, non, cela a une vraie valeur, c’est quelqu’un qui a de l’expérience et qui en plus, maîtrise des connaissances mais vraiment je la recommande à tout le monde et moi-même si j’avais eu ça beaucoup plus tôt lors de mon diplôme par exemple, je pense que mes premiers projets, je ne les aurais pas vécu de la même façon et tout le monde y gagnerait à avoir ça plus tôt

Claire Cornic : est-ce que vous donneriez d’autres conseils pour des graines de chefs de projet ?

Julien Bordas: Un conseil, c’est que tout le monde rate des projets et c’est pas forcément lié au chef de projet même si c’est souvent lui qui paye. Je pense qu’il faut remonter en selle, il faut y croire, il faut repartir, voilà, il ne faut pas abandonner

Claire Cornic : il ne faut jamais se décourager

Julien Bordas : oui voila, persévérer

Claire Cornic : merci beaucoup Julien Bordas, n’hésitez pas à laisser vos commentaires sous ce Podcast et à bientôt sur le blog-gestion-de-projet.com

 

 

Un commentaire

  1. Mat 28 juin 2012 à 9 h 08 min - Reply

    bonjour ! merci pour ce billet très intéressant : clair, honnête, il donne envie de creuser le sujet !
    J’ai suivi la formation de 5 jours en bloc et j’hésitai à passer la certification en France : je crois que je vais me lancer maintenant !

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