Retour d’expérience projet : engagement et agilité – 3/3

Retour d’expérience projet : engagement et agilité – 3/3

Dans les épisodes précédents (revenir au premier épisode), je vous ai décrit comment s’est passé la phase d’avant-vente, l’avant projet et les contraintes posées par le client et nous-même.

Je vous ai raconté comment a démarré le projet et quelles difficultés nous avions au fur et à mesure que les semaines défilaient et comment je suis arrivé à la conclusion qu’il fallait changer de stratégie.

Dans cette dernière partie, je vais vous expliquer comment j’ai fait pour changer à la fois de méthodologie projet (nous étions parti sur un cycle en V) et à la fois l’engagement qui y était associé (forfait).

« Pour moi, c’est du rodéo ! »

On est jeudi après-midi, en comité projets. Tous les chefs de projets sont présents ainsi que le responsable opérationnel.

Je lui explique de manière véhémente que j’essaie de piloter un projet qui n’arrête pas de bouger, où je ne suis pas sur place et sur lequel j’ai une visibilité ultra-réduite sur l’avancement et les aspects techniques.

J’ai envie d’ajouter un « Je te l’avais bien dit » mais ça n’aurait pas fait avancer le schmilblick.

Je suis sur 3 projets à la fois à ce moment-là. Pas question pour moi de rester sur place pour piloter la fin de celui-ci à la culotte. Ce sont les deux autres projets qui vont en pâtir sinon, et 7 autres personnes qui ont aussi besoin d’être accompagnées.

Je tâche donc de trouver une autre solution et n’en vois qu’une seule. Ce n’est pas la plus facile à mettre en œuvre mais si ça réussit et une fois en place, je suis tranquille. C’est un pari mais je décide de me lancer.

Je vais y revenir.

Avant cela, revenons à Julien sur son projet.

Lui aussi est multi-projets et le problème, c’est que ses projets sont chez le même client, donc il se fait interrompre et solliciter pour ses autres projets au détriment du « mien ».

Faut être honnête, lorsqu’il s’agit de gestion de projet, je ne suis pas partageur :-). C’est du donnant donnant, je veux bien libérer du temps pour Julien pour les autres projets, mais en échange, je veux un peu plus de délai sur le mien.

Sauf que du point de vue du client, peu importe, ce sont tous des projets qui doivent avancer pour être bouclés en temps et en heure.

Et en l’occurence, le problème, c’est que Julien a deux semaines de vacances pendant lesquelles le client est sensé procéder aux tests. Et lorsque Julien revient, il corrige ce qu’il y a à corriger et la vie est belle ! Mais du coup, aucun retard n’est envisageable !

C’est à ce moment-là qu’on découvre une nouvelle surprise. Jusque-là les développements réalisés interagissent avec ce qu’on appelle des bouchons. Les bouchons simulent un comportement.

C’est comme si vous deviez fabriquer une porte de forme bizarre. Le client vous fournit un encadrement factice de la même forme en vous disant que l’endroit final où il mettra la porte correspondra exactement à cet encadrement. Et donc que vous pouvez travailler avec ça comme modèle.

Le risque c’est si l’encadrement est mal fait. Si c’est le cas, le jour où vous voulez mettre en place la porte à l’endroit final, vous découvrez que le vrai encadrement est légèrement différent et que la porte ne peut pas fermer à cause de ça. Si c’est la porte de l’abri de jardin, ça fait désordre mais ce n’est pas la fin du monde, si c’est la porte d’un avion, c’est un peu plus problématique.

Une porte typique en Nouvelle-Zélande :-)

Et c’est ce qui s’est passé. Et il y avait beaucoup d’écarts.

J’en discute en réunion de suivi avec le client par téléphone.

Certains écarts seront absorbés par Julien, d’autres seront mis hors périmètre et seront traités plus tard, ce qui n’arrange pas les affaires du client.

Le point fonctionnel en attente, l’est toujours ! Les services marketing et juridique traînent un peu pour fournir une réponse complète.

Je tâte ensuite le terrain : « Et il y a encore un risque que beaucoup de choses changent comme cela d’ici la fin du projet, tu penses ? Parce qu’on a dépassé les 30 jours sur 45.»

« Bah rien n’est totalement figé, me dit-il, ça risque de bouger encore un peu … »

Je lui réponds : « Je comprends mais cela devient problématique pour toi comme pour moi de changer le périmètre tout le temps .. ».

« Je suis bien d’accord .. » me dit-il en soupirant ..

Et ça continue encore et encore ..

Nous arrivons à presque 80 % d’avancement. Nous attaquons une recette malgré certains éléments manquants et d’autres qui changent encore. Les bonnes pratiques, mes principes et mes « plus jamais comme ça » issus de mon expérience, sont mis à mal ..

Le client a lui aussi de la pression maintenant qu’une mise en production est planifiée.

Sans être laborieuse, la phase de recette n’est pas non plus hyper fluide, il y a beaucoup de tickets ouverts, notamment des évolutions puisque cela change encore beaucoup. Et l’on parle d’une heure ou deux à chaque fois, parfois seulement quelques minutes. Les anomalies sont plutôt des choses à finir que de réels problèmes.

Julien met un sacré coup d’accélérateur pour venir à bout des tickets.

Le processus de recette est très formel : identification du problème, remontée des éléments dans l’outil de suivi de recette, réception de notre côté, qualification, priorisation, réalisation et re-livraison pour test. Sans compter que pour les évolutions, on repasse par la case spécification avec re-validation.

Pour beaucoup de tickets, on passe donc plus de temps dans les process qu’à corriger directement.

Le client me confie qu’il aimerait simplement pouvoir dire à Julien en face de lui, qu’il y a une chose à modifier sur un écran en particulier pour lui demander de corriger en direct pour retester dans la foulée, peu importe que ce soit une anomalie ou une évolution, il faut que ce soit fait.

Et je peux le comprendre.

Et là je sens que c’est gagné.

Je m’enlève de l’équation

Ma nouvelle stratégie repose principalement sur la communication orale que je tiens auprès du client.

Je veux amener le client à comprendre que le mode de fonctionnement actuel de cycle en V en mode forfait n’est pas du tout adapté à son besoin et à ses attentes, voire ça plombe le projet. Je souhaite l’amener à décider de basculer vers un mode régie classique qui lui conviendrait mieux.

Ce que j’ai donc fait depuis plusieurs semaines, c’est qu’à chaque fois que je l’avais au téléphone, je sautais sur l’occasion pour lui en toucher un mot.

Par exemple : « Effectivement, ça a l’air de beaucoup évoluer sur le projet, on serait en mode régie, on pourrait être très souple, mais en mode forfait, faut qu’on reste cadré un maximum sinon ça ne va pas le faire pour nous comme pour vous. ».

Forcément, avec le recul, on peut trouver ça pas très discret voire « gros sabots » mais en fait, ça passe très bien en variant les approches, les formulations et les arguments.

J’ai également sensibilisé le client au nombre de jours consommés et le reste à faire pour au fur et à mesure le re-responsabiliser par rapport au budget, le faire réfléchir en mode régie, et préparer la négociation sur le budget restant.

Au bout d’un moment, j’ai même fait en sorte que cette idée, cette envie de basculer de mode soit consignée dans un compte rendu, en précisant bien que ça avait été dit par le client en séance.

Ca a duré 4 ou 5 semaines comme ça et lorsqu’on est arrivé à 35 jours de charges sur 45, je me suis dit que c’était la bonne semaine pour faire une proposition au client : à la fin de la semaine, il resterait 5 jours de budget.

L’idée serait donc de lui proposer d’utiliser ces 5 jours restant comme il le souhaite, en mode régie en somme, pour clore à la fois les bugs restants et travailler sur les évolutions. En échange, il me fournit les derniers PV de recette et de fin de garantie signés à l’issue des 5 jours.

Lui, gagne toute la liberté de faire ce qu’il veut pendant ces 5 jours, sans process formel, en direct avec Julien, moi, je finis le projet en 45 jours sur 45, j’arrête de faire du rodéo, et j’ai un client satisfait.

Je me prépare donc soigneusement pour la réunion de suivi du vendredi. Je cherche la meilleure manière de faire ma proposition, je cherche la bonne formulation, les bons mots.

L’heure est venue, je décroche le téléphone et compose le numéro. Le client décroche.

« Salut JP, bon avant d’embrayer sur la réunion, j’ai une proposition à te faire … »

La suite vous la devinez peut-être .. C’est le client qui me propose de finir le budget en mode régie.

Je fais mine de résister un tout petit peu et puis accepte rapidement.

On formalise ça dans la journée, on valide auprès des autorités supérieures de chaque côté et c’est marché conclu.

Tout le monde est gagnant.

Ces 5 jours se sont très bien passés et la collaboration avec ce client a même été prolongée ensuite dans ce mode-là.

Alors bien sûr, tout n’est pas parfait sur ce projet et on aurait pu faire de diverses façons. C’est d’ailleurs toujours plus facile après coup de voir ce qu’on aurait pu faire de différent ou de mieux. Mais sur le moment on s’adapte et on fait au mieux.

C’est difficile d’aborder tous les détails, donc si quelque chose vous échappe dans ce retour d’expérience n’hésitez pas à partager vos interrogations dans les commentaires !

Au plaisir de vous lire,

-Jean-Philippe

Copyright image New Line Cinema

Un commentaire

  1. Jean-Philippe Policieux 16 septembre 2014 à 22 h 39 min - Reply

    Au plaisir de lire vos commentaires !

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