Savoir obtenir l’adhésion des participants au projet

Savoir obtenir l’adhésion des participants au projet

Voici un article invité de Geoffroy Froissant du blog berichcorp.com

Même si la méthodologie de gestion de projet est parfaite, si le chef de projet ne prend pas en compte la composante humaine des intervenants, il risque de ne pas atteindre ses objectifs, et/ou de voir son projet tourner à l’échec.

L’égo et les caractères des participants sont des variables très importantes pour un chef de projet. Comprendre les participants, c’est savoir convenablement communiquer : c’est arriver à obtenir l’adhésion des participants à votre gestion du projet.

Si un chef de projet travaille pour une autorité supérieure à la sienne :

Un chef de projet n’est pas forcément l’autorité ultime. Il ou elle n’a pas forcément entièrement la main libre sur sa gestion. Il est là pour atteindre les objectifs qu’on lui a fixés. De manière générale, il va centraliser les besoins, la planification et le suivi de la réalisation.
Mais, il n’est jamais seul et ceux qui travaillent à la réalisation ne travaillent pas forcément sous ses ordres.
Il est tout à fait possible qu’un des intervenants, ne trouvant pas son intérêt dans votre projet, bloque tout avancement.

Donnons un exemple concret :
Le CFO (chief financial officer) d’une banque souhaite recevoir automatiquement tous les matins un rapport lui indiquant la somme des paiements réalisés par les clients.

Le projet vous est alloué et, au premier abord, il a l’air assez simple : une simple requête d’extraction de données par client, une mise en forme et un envoi automatique d’email.

Pour avoir le droit d’accéder à ces données, vous devez recevoir l’accord du COO (Chief Operation Officer) mais celui-ci ne le donne pas sans aucune raison apparente. Vous êtes donc bloqué entre deux autorités équivalentes de la banque (en fait ça dépend de la structure d’une entreprise). Pour un sujet aussi simple, vous ne pouvez pas faire appel au CEO afin de les partager. Il a d’autres chats à fouetter.

Comment faire pour déterminer la cause de son refus ? Si nous regardons la procédure précédente de remontée d’information, le rapport était extrait manuellement par les équipes du COO, puis envoyé au COO pour validation avant envoi au CFO pour contrôle.

Qu’est ce que cela veut dire ? Cela signifie que le responsable des opérations (COO), n’est plus en mesure de vérifier ce qui a été fait par ces équipes avant envoi aux autorités de contrôle de la banque (CFO). Il n’aura plus le temps d’analyser une situation en cas de question du CFO.

Ce projet, qui a l’avantage de fluidifier l’information au management, joue au désavantage du COO : par cette automatisation, il perd le contrôle d’une partie des flux d’information sous sa responsabilité.

Mais alors, comment faire pour le faire adhérer au projet ?

Puisqu’il veut garder le contrôle de ce flux d’information et que vous avez compris sa réticence, vous pouvez lui proposer un processus satisfaisant permettant au CFO de recevoir quotidiennement son rapport et au COO de garder son autorité.
Sachant que le CFO et le COO se retrouvent avec les autres « top managers » de la banque pour discuter stratégie ou s’échanger des informations, vous proposez la chose suivante à vos deux clients internes (COO et CFO) :
– le CFO et le COO reçoivent tous les deux chaque jour le rapport.
– Les équipes du COO reçoivent aussi le rapport toutes les semaines leur permettant d’analyser toutes les situations à risque et de remonter l’information au COO avant le comité.
– Le COO valide l’information
– Le CFO valide le rapport avec les informations fournies au moment du comité des « top managers ».

Ainsi, le COO garde le contrôle et a le temps nécessaire pour analyser les données et le CFO reçoit son rapport tous les jours.

Il est toujours très important de comprendre où va l’intérêt des participants à un projet. Vous ne pourrez pas faire appel à chaque obstacle à votre supérieur pour dénouer des situations.
Vous devez donc apprendre à comprendre les intérêts des acteurs du projet.

Si vous travaillez sur votre propre projet :

Travailler sur ses propres projets est largement plus motivant mais peut rapidement devenir plus compliqué qu’un projet en entreprise. Déjà, rien que de trouver des financements est une tâche compliquée.
Il suffit de regarder la difficulté qu’ont certaines petites et moyennes entreprises pour emprunter aux institutions financières ; même si ces entreprises ont un bilan sain et une activité saine.

C’est toujours la même règle : vous voulez trouver un partenaire pour votre activité, la réalisation de vos idées etc.

Il faut vendre son projet. Agissez alors comme un commercial : démontrez à votre cible son intérêt dans votre projet.

Vous ne pouvez forcer quelqu’un à adhérer à votre projet. Il doit venir de lui-même. Et pour cela, il doit comprendre son intérêt. Même si ce n’est pas un projet professionnel ou à but lucratif.

Donnons un exemple concret :

Vous travaillez à la réalisation d’une école dans une zone « reculée » du monde et vous avez besoin de financement.
Vous démarchez quelques entreprises et vous n’avez que des refus.

Comment faire pour trouver des sponsors adhérant à votre projet ? Qu’est ce qu’une entreprise peut obtenir d’un projet humanitaire ?
Vous pouvez par exemple, leur proposer une exposition médiatique.
Idée : sur les réseaux sociaux, vous pouvez faire de la pub pour votre sponsor (ou vos sponsors).

Imaginons que vous créez une page Facebook pour votre projet avec, en gros, les logos de vos sponsors en haut de la page. Vous pouvez leur proposer l’affaire suivante : pour chaque 10 « amis » que vous obtenez, ils vous donnent 1 euro. Aussi sur chaque update que vous publiez sur l’avancée de votre projet vous pouvez mettre à la fin « ce projet est sponsorisé par la société X » etc.

Vous obtenez d’une part des financements, une motivation supplémentaire pour agrandir votre réseau et demander des dons. D’autre part, vous trouvez une plateforme gratuite pour faire de la pub pour vos sponsors.
Vos sponsors, eux, obtiennent une publicité à faible coût ainsi qu’une amélioration de leur image en participant à l’éducation et potentiellement un abattement sur des taxes.

Vous voyez le topo. Aussi cynique que cela puisse paraître, une entreprise est là pour gagner de l’argent et non pour s’occuper de l’éducation des enfants dans un pays quelconque (vous pouvez en trouver mais soyons réalistes : c’est rare).

En montrant que vous avez à cœur les intérêts de vos sponsors, ces derniers auront davantage d’écoute à vous offrir.

En réalité, quelles que soient la méthodologie et la perfection de la gestion de votre projet, vous vous trouverez toujours confrontés à un moment ou à un autre à un intervenant dont dépendra le succès de votre projet.
Observez bien quels sont leurs intérêts dans votre projet et adoptez votre communication en fonction.
Cela n’a rien de mensonger ou d’hypocrite, le langage est un moyen de communication imparfait, il faut savoir adapter son langage pour mieux faire passer son message et ainsi obtenir l’adhésion des participants à votre projet !

Geoffroy Froissant

Copyright photo : © Yves Roland – Fotolia.com

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