Pour garantir la livraison des projets dans les temps, suffit-il d’avoir un planificateur de projet ?

Bras droit du chef de projet, garant du planning, au contact quotidien avec les équipes, le planificateur projet serait-il la solution pour tenir les engagements délais du projet ?

Je vous partage mon retour d’expérience, à reprendre tel quel ou à adapter pour votre portefeuille de projets.

Qu’est-ce qu’un planificateur projet ?

Pour définir le métier du planificateur projet, examinons les éléments suivants :

1) Le rôle et les responsabilités du métier

Que ce soit un rôle à part entière dans votre projet ou une casquette attribuée très clairement à l’un de vos équipiers, les responsabilités du planificateur sont nombreuses et comprennent :

• Créer le planning du projet en collaboration avec l’équipe projet
• Consolider la planification initiale
• Piloter l’avancement du projet conformément aux objectifs
• Gérer les risques liés aux délais
• Réagir face aux modifications et aux aléas

2) La collaboration planificateur/chef de projet

Le planificateur projet et le chef de projet travaillent en étroite collaboration pour notamment :

• Définir les jalons et les livrables clés du projet
• Estimer les durées et les ressources nécessaires pour chaque tâche
• Identifier et gérer les dépendances entre les tâches
• Suivre l'avancement du projet et ajuster le plan en conséquence

L’échange d’informations est quotidien entre eux, que ce soit pour :

• Remonter des alertes du planificateur vers le chef de projet
• Partager des informations des différentes parties prenantes (client, management)
• Prendre des décisions suite aux risques et dérives
• Réagir face aux changements

Afin d’assurer une bonne coordination entre eux, le partage de leurs responsabilités peut être défini dans une matrice RACI comme celle ci-dessous :

3) Les qualités du planificateur

En plus de bonnes compétences techniques sur les outils de planification, de solides connaissances en gestion de projet, le planificateur doit posséder les qualités suivantes pour assurer la tenue des délais et savoir impliquer les différentes parties prenantes :

• La rigueur et la régularité
• Le sens de l’analyse
• Un esprit de synthèse
• Une bonne communication
• Du leadership

4) Le salaire d'un planificateur en France 

Le salaire médian pour les emplois planificateur projet en France est € 41 500 par an ou € 22.80 par heure.

5) Les avantages pour l’organisation

Le rôle de planificateur de projet peut parfois être perçu comme une simple tâche de création et de mise à jour d'un planning.

Cela serait néanmoins très réducteur.

Loin d'être un rôle purement administratif, le planificateur joue un rôle essentiel dans la réussite du projet :

• Un bon planificateur projet peut vous permettre de gagner beaucoup de temps et donc d’argent sur vos projets.
• Grâce à son expérience métier, il est très efficace lors de la construction du planning.
• En perpétuel échange avec l’équipe projet, il sait identifier les risques planning et proposer des actions pertinentes.
• Sa présence permet d’avoir un état d’avancement quotidien et donc d’être très réactif et anticiper les dérives.
• Il permet enfin au chef de projet de réduire une partie de sa charge de travail afin de mieux se concentrer sur les échanges avec le client, la gestion des coûts, les points durs, les conflits … tout en ayant une gestion transparente et proactive de la partie planification.

Après avoir vu le rôle du planificateur dans le projet, intéressons-nous maintenant aux bonnes pratiques qu’il peut mettre en place pour aider l’équipe à tenir les délais.

Les bonnes pratiques pour être un bon planificateur de projet

Voici quelques bonnes pratiques pour réussir votre rôle de planificateur de projet :

1) Piloter par les délais

Un bon planificateur projet doit maîtriser les outils de planification et les bonnes pratiques de suivi du projet.

Il doit :

• Être familier avec les diagrammes de Gantt, la méthode du chemin critique, etc.
• Garantir que la planification initiale reste la référence tout au long du projet.
• Mettre en place des points de suivi réguliers pour détecter les écarts par rapport à la planification initiale.
• Communiquer efficacement sur l'avancement du projet aux différentes parties prenantes.

"Lorsque j’étais planificatrice projet, j’ai même pu proposer l’utilisation d’autres méthodes en fonction des besoins du projet, comme par exemple l’approche de la chaîne critique".

2) Engager l'équipe projet

Le planificateur sait impliquer l'équipe dans la définition des délais réalistes :

• Il est responsable de définir avec l’équipe projet la planification initiale (Baseline) du projet.
• Il s’assure dès le début que cette planification initiale est réaliste, cohérente et validée par tous, il met ainsi en place les bases d’un engagement fort de chaque équipier.
• Il responsabilise les membres de l'équipe sur le respect des engagements.
• Il s’assure que l’équipe ne s’écarte pas trop tout au long du projet de la planification initiale
• Il s’assure que les différentes livraisons seront bien tenues grâce à la cohésion d’équipe qu’il maintient au quotidien.
• Il motive l'équipe à travers une reconnaissance de leurs efforts pour tenir les jalons clés.

Tout écart par rapport au plan initial, sera pour le planificateur l’occasion d’alerter le chef de projet et de trouver collectivement des solutions.

"En tant que planificatrice, je passais beaucoup de temps sur le terrain avec les équipes. S’intéresser vraiment à ce que chacun fait, créer une relation de confiance permet de capter les dérives le plus tôt possible. 

Je me souviens qu’un jour une personne est venue me voir spontanément en me disant qu’elle n’allait pas tenir les délais mais qu’elle avait identifié plusieurs pistes d’optimisation dans le planning. 

A force de partager le planning, les équipiers finissent eux aussi à bien comprendre les interfaces et dépendances et à mieux se l’approprier."

3) Assurer une gestion proactive des risques de retard

La qualité principale d’un bon planificateur de projet est de savoir ANTICIPER !

Il doit être familier avec l’analyse de risques, dans sa mise en place comme pour la gestion des risques. 

Le planning est en effet indissociable d’une bonne maîtrise des risques.

Son suivi quotidien doit lui permettre de :

• Identifier les principaux risques de retard en étudiant notamment les dépendances entre les tâches, en vérifiant la disponibilité des ressources et en analysant l’impact des imprévus sur le reste du projet.
• Mettre en place des plans d'action pour prévenir et atténuer ces risques.
• Suivre régulièrement l'évolution des risques et ajuster les plans en conséquence.

4) Gérer les ajustements dus aux changements et imprévus

Dans un projet, les changements peuvent être nombreux, les imprévus vont souvent impacter la planification initiale.

Un bon planificateur projet doit savoir réagir rapidement et s’adapter.

Pour cela, il peut :

• Mettre en place une procédure agile pour gérer les changements
• Anticiper les imprévus et avoir un plan d'action pour y faire face
• Communiquer rapidement sur les impacts des changements et imprévus

5) Développer une amélioration continue de la gestion des délais

Savoir réagir est important mais capitaliser sur le passé peut aussi s’avérer vertueux pour le projet.

Le planificateur doit :

• Analyser les causes des retards passés pour comprendre les causes, les dysfonctionnements
• Identifier les bonnes pratiques et les leçons apprises au sein du projet
• Mettre en place des actions d'amélioration continue

"Dans le service dans lequel je travaillais, nous avions créé des plannings types (templates) et des modèles de reporting associés. Même si chaque projet est unique, la trame des projets suit souvent une logique similaire. 

Ces modèles permettent de coller aux processus de l’entreprise également. Ainsi chaque planificateur pouvait proposer des améliorations de ces modèles grâce aux retours d’expérience qu’il menait tout au long du projet."

Conclusion

En conclusion, un bon planificateur doit donc être pro-actif, anticiper les dérives et communiquer régulièrement avec l’équipe projet.

C’est en ajustant au quotidien le projet qu’il participera à l’atteinte des objectifs dans les temps.